One Step Ahead with Business Spend Management

Make an immediate impact on your organization and suppliers? Business Spend Management from ISPnext empowers you to improve financial controls, trigger cost savings and secure the entire procurement process. One platform including: Vendor Management, Sourcing, Contract Management, Procurement, AP Automation, Spend Analytics and more.

» «

At Van Lanschot Kempen, the Procurement Department falls under the ‘Service Center Purchasing Contract Management & Facilities’. The department consists of two buyers, five contract managers, and one manager for contract management. Together they constitute 6.5 FTE.

Peggy Klingers is the manager for contract management and directs her team of five contract managers. She and her team use VendorLink on a daily basis to analyse procurement spending, inspect contracts, and comply with laws and regulations.

ProRail is responsible for the Dutch rail network: construction, maintenance, management and safety. As an independent party, they distribute the space on the rails, control all train traffic, build and manage stations, build new tracks and maintain existing tracks, turnouts, signals and level crossings. Together with transporters, ProRail commits itself 24/7 to ensuring that passengers and freight reach their destination safely and on time in an efficient and cost-conscious manner – and always with attention to the impact on the environment and on society.

 

Martijn ten Kroode has been working since 2011 as Procurement Manager at Pon’s Automobielhandel in Leusden, The Netherlands, one of the business units of Pon. “At Pon’s Automobielhandel, I am responsible for all procurement besides the cars,” Martijn says. “This includes procuring support services, parts and accessories to ultimately be able to sell cars. For example we spend a great deal of money on media and advertising agencies, IT services and hiring in external staff. In addition, I also coordinate the Pon Procurement Board – a consultative body in which we meet with the various procurement managers of other Pon companies. From this board, we carry out Pon-wide projects with which we bundle our procurement needs and in that way, as a result of the larger volume, increase our purchasing power.”

» «

Binnen 1 week 1800 contracten ondertekend met VendorLink E-Signing
852

Binnen 1 week 1800 contracten ondertekend met VendorLink E-Signing

Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is een organisatie binnen het sociaal domein dat is opgericht voor 10 gemeenten in de regio Haaglanden. Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden regelt alles rondom het inkopen en contracteren van de jeugdhulp in deze regio. Deze 10 gemeenten tellen samen 1,1 miljoen inwoners. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden bestaat onder andere uit inkoop- en contractmanagement, ketencoördinatie, juridische zaken, control, I&A, declaratieservices en officemanagement.

Ed Bötticher is contractmanager en was zelf betrokken bij de implementatie van VendorLink. Ed vertelt: ‘Bij mijn vorige werkgever werkten wij ook met VendorLink. Nadat ik de overstap heb gemaakt naar het Servicebureau, waar nog geen contract- en leveranciersmanagementsysteem was, zijn we een selectietraject gestart om een contractmanagementsysteem te kiezen. Dit heeft geresulteerd in de aanschaf van Vendorlink.

Samenwerking met VendorLink

Ed Bötticher is contractmanager en was zelf betrokken bij de implementatie van VendorLink. Ed vertelt: ‘Bij mijn vorige werkgever werkten wij ook met VendorLink. Nadat ik de overstap heb gemaakt naar het Servicebureau, waar nog geen contract- en leveranciersmanagementsysteem was, zijn we een selectietraject gestart om een contractmanagementsysteem te kiezen. Dit heeft geresulteerd in de aanschaf van Vendorlink.

‘VendorLink begrijpt wat wij binnen het sociaal domein nodig hebben om contract- en leveranciersmanagement goed te kunnen uitvoeren. Het is een bedrijf dat continue blijft ontwikkelen en de klant daarin meeneemt. VendorLink organiseert bijvoorbeeld regelmatig Webinars om functionaliteiten verder toe te lichten, maar ook kennissessies om informatie met elkaar te delen.’ 

Gebruik VendorLink

Het doel van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is om zoveel mogelijk informatie te verzamelen en informatiestromen over zorgaanbieders en contracten via VendorLink te laten lopen. De communicatie met de zorgaanbieders verloopt daarom via de Supplier Portal. Het periodiek opvragen van informatie bij aanbieders zoals wijzigingen in contact- en organisatiegegevens en documenten zoals een productieverantwoording, gaat snel en eenvoudig via de Audit Functionaliteit. De zorgaanbieder krijgt direct het verzoek via e-mail en kan de gevraagde documenten makkelijk zelf uploaden. Voor de zorgaanbieder is dit snel, overzichtelijk en makkelijk uit te voeren. Vervolgens ontvangt de verantwoordelijke binnen Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden een notificatie en kan de informatie direct aan de zorgaanbieder of contract koppelen. ‘Door het periodiek en structureel opvragen van documenten en informatie op deze manier, werken wij efficiënter en is onze informatie kwalitatief beter. Daarnaast scheelt het ons veel tijd, blijft het proces overzichtelijk en hebben wij onze documenten op 1 centrale plek staan’ aldus Ed Bötticher’.

Resultaten

Door een contract- en leveranciersmanagement systeem zoals VendorLink is er bij Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden een verbeterslag in contracten en processen gemaakt. Zoals Ed bij ons aangaf: ‘Wij hebben al onze contracten inzichtelijk, waardoor wij kunnen bepalen of wij de juiste contracten hebben en/of nog aanvullende eisen nodig zijn. De contractmanagers hebben nu inzicht in de contracten waar zij verantwoordelijk voor zijn, dit maakt het voor iedereen duidelijk.’ 

Makkelijk en snel contracten ondertekenen met VendorLink E-Signing

Door digitaal te ondertekenen binnen VendorLink wordt de doorlooptijd geminimaliseerd, heb je continue zicht op de voortgang en worden ondertekende contract documenten direct bij het contract en leverancier gearchiveerd.

E-Signing is één van de functionaliteiten in het VendorLink Linked Plan

Contracteren van zorgaanbieders in tijden van COVID-19

Doordat een groot aantal van de overeenkomsten met jeugdhulpaanbieders  in 2020 afliep, moest het Servicebureau Jeugdhulp Haagladen nieuwe overeenkomsten afsluiten voor de komende jaren. Door de enorme werklast wat dit met zich mee brengt en de Covid-19 maatregelen, heeft het Servicebureau de wens geuit om dit zoveel mogelijk digitaal te laten verlopen.  

Ed vertelt: ‘ Elke gegunde zorgaanbieder zou 12 te tekenen overeenkomsten ontvangen. Bij een inschrijving van 200 zorgaanbieders kwamen wij dus uit op 2400 te ondertekenen overeenkomsten. Een gigantische opgave wat bijna alleen maar digitaal kan plaatsvinden in de huidige COVID-19 periode. Hiervoor hebben wij VendorLink om hulp gevraagd met hun VendorLink E-Signing applicatie. Het doel van dit project was dan ook om alle gegunde zorgaanbieders de overeenkomsten digitaal via de VendorLink E-Signing te ondertekenen. 

Na de publicatie hebben er ca 185 aanbieders zich aangemeld voor de gunning. Deze aanbieders heeft VendorLink allemaal via de Audit gevraagd om hun gegevens te controleren; juiste bedrijfsnaam, naam van de tekenbevoegde inclusief e-mail en Kamer van Koophandel nummer. Deze informatie zou VendorLink dan verwerken in de overeenkomsten. 

Nadat er door het inkoopteam van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is besloten welke zorgaanbieders gegund waren en welke niet, heeft VendorLink alle overeenkomsten opgemaakt inclusief de juiste tekenbevoegde met naam en functie. Nadat de Stand stil periode voorbij was, zijn alle overeenkomsten door VendorLink uitgestuurd. 

Door constant te monitoren op de te tekenen overeenkomsten door zowel Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden als VendorLink, zijn alle 1850 overeenkomsten binnen een week digitaal ondertekend.

 

Om dit resultaat te behalen heeft VendorLink veel werk gestoken in de communicatie, denk hierbij aan: uitleg video’s handleidingen en een eigen supportpagina voor hulp en beantwoorden van de meest gestelde vragen. 

We zijn erg blij dat het proces van ondertekenen via VendorLink digitaal (E-Signing) is uitgevoerd. Ook zonder Covid-19 was dit een nagenoeg onmogelijke opgave om dit in 7 dagen te realiseren op de “ouderwetse” wijze van een natte (tweezijdig) ondertekening. Met behulp van Vendorlink is dit proces vlot en soepel verlopen.

Documents to download