Contracten met leveranciers: iedere organisatie heeft ze, maar worden ze ook goed gemanaged? We zien dat er binnen organisaties vragen spelen zoals:

• Met welke leveranciers hebben we een contract afgesloten binnen deze inkoopcategorie?
• Wat hebben we met deze leverancier afgesproken?
• Waar vind ik onze leverancierscontracten terug?
• Waar ligt het contract ter fiattering?
• Profiteren we wel van contractafspraken of wordt er veel buiten contracten omgekocht?
• Wanneer loopt dit contract af?
• Wie is er verantwoordelijk voor het contractbeheer?

Om een antwoord te krijgen op deze vragen, is contract management essentieel.

Wat is contract management?

Contract management is het proces waarbij leverancierscontracten beheerd en gemonitord worden, vaak met behulp van Contract Management Software (CMS). Het doel van contract management is het overzichtelijk en inzichtelijk maken van leverancierscontracten, zodat contractafspraken optimaal benut kunnen worden en uiteindelijk kosten worden bespaard.

Wie is verantwoordelijk voor contract management?

Om contract management als proces zo efficiënt mogelijk te faciliteren, is het belangrijk dat iedereen binnen een organisatie weet wie het aanspreekpunt is als het gaat om contracten. In veel organisaties wordt hier een speciale contractmanager voor aangesteld die verantwoordelijk is voor alle leverancierscontracten, in andere organisaties is contract management bijvoorbeeld één van de taken van een inkoper en weer andere organisaties kiezen ervoor om afdelingsleiders verantwoordelijk te maken voor de contracten van die specifieke afdeling.

Voordelen contract management

De voordelen van contract management zijn o.a.:

1. Meer overzicht in de status van contracten;
2. Snel en eenvoudig contracten fiatteren;
3. Inkoop buiten contracten om verminderen;
4. Contractafspraken monitoren en leveranciersprestaties verbeteren;
5. Kosten besparen;
6. Beter risicomanagement;
7. Contracten op tijd opzeggen of verlengen;

Hogere contract compliance dankzij contract management

Voor veel organisaties is het belangrijk om contracten die met leveranciers zijn afgesloten optimaal te benutten. Door zoveel mogelijk binnen contracten in te kopen, ben je als organisatie namelijk beter beschermd tegen juridische en economische risico’s. Je hebt dan immers contractafspraken om op terug te vallen, mocht er iets fout gaan met de levering of tijdens de samenwerking.

Organisaties moeten dan ook streven naar een zo hoog mogelijke contract compliance: het inkoopvolume dat gerealiseerd wordt bij leveranciers waarmee een contract is afgesloten.

In de Contract Management Software van VendorLink is contract compliance een standaard KPI. In een overzichtelijke grafiek zie je hoe je contract compliance zich in de loop van de tijd ontwikkeld heeft. Je kunt zien hoe hoog de contract compliance per inkooppakket is en wie verantwoordelijk is voor welke aankoop bij welke leverancier. Zo kun je dus ook in kaart brengen welke kostenplaats verantwoordelijk is voor het inkopen buiten contracten om en de betrokken personen daarop aansturen.

Maverick Buying

We zien dat er bij organisaties nog steeds veel buiten contracten om wordt ingekocht. Dit wordt ook wel maverick buying genoemd. Er kunnen diverse redenen ten grondslag liggen waarom er binnen jouw organisatie veel buiten contracten om wordt ingekocht:

1. Slechte interne communicatie door de inkoopafdeling: Zijn collega’s op de hoogte van inkoopprocedures die gelden als er een product of dienst ingekocht moet worden? Als medewerkers niet weten hoe de inkoopprocedure precies werkt, is maverick buying onvermijdelijk. Zorg daarom altijd voor een goed communicatiebeleid omtrent inkopen dat organisatiebreed geaccepteerd en toegepast wordt.
2. De inkoopprocedure wordt als ingewikkeld ervaren: Als medewerkers het inkoopproces als traag of ingewikkeld ervaren, kiezen zij er logischerwijs voor om zelf rechtstreeks bij een willekeurige leverancier te bestellen. Met als gevolg dat contractafspraken met leveranciers binnen datzelfde inkooppakket niet uitgenut worden. Breng in dit geval de wensen en behoeften van medewerkers in kaart en optimaliseer de inkoopprocedure.
3. Koppige medewerkers: Ook al is je interne communicatie en inkoopprocedure op orde, je hebt altijd te maken met koppige medewerkers die de door jou opgestelde procedures negeren. Door Contract Management Software te gebruiken in combinatie met de Spend Analyse, ontdek je welke kostenplaats verantwoordelijk is voor welke uitgaven. Je kunt op deze manier goed in kaart brengen welke medewerker welke inkoopuitgaven heeft gedaan en deze persoon erop wijzen dat er niet volgens de juiste procedure wordt ingekocht..

Contract Management Software

Voordat organisaties de overstap maken naar een Contract Management Softwareoplossing, zien we dat zij vaak al een ander systeem gebruiken. Excel is daarbij de meest voorkomende oplossing. Het is een prima eerste stap naar efficiënt contract management, maar we zien vaak dat behoeften al snel veranderen waardoor Excel niet meer de functionaliteiten biedt die aansluiten bij die behoeften.

De keuze voor een Contract Management Softwareoplossing wordt vaak gemaakt als de behoefte groeit om:

• Contractdata te kunnen delen;
• Contractdata tegelijkertijd te bewerken met meerdere personen;
• Contractdata te koppelen met spend;
• Communicatie over contracten borgen
• Contract creatie proces automatiseren
• Aflooptijd van contracten inzichtelijk te maken;

De software van VendorLink maakt het mogelijk om contracten op één plek op te slaan, te bewerken en toegankelijk te maken voor alle betrokken gebruikers. Binnen de software kun je gebruikers geautoriseerd toegang geven, waardoor zij alleen de data zien die voor hen relevant is.

Ook kunnen contracten binnen de software eenvoudig en snel gefiatteerd worden, waardoor er geen eindeloos mailverkeer meer plaats hoeft te vinden. Voor elk contract kun je bovendien een notificatie instellen die jou herinnert wanneer een contract af dreigt te lopen. Zo vergeet je nooit meer op tijd een contract op te zeggen of te verlengen.

Contract management per branche

We zien in de praktijk dat contract management door organisaties toegepast wordt met verschillende doeleinden.

Contract management bij gemeenten

Zo speelt contract management bij gemeenten een steeds grotere rol, omdat zij sinds 2015 zelf verantwoordelijk zijn voor het inkopen van zorgdiensten en zorgproducten. Kleinere gemeenten profiteren van schaalvoordeel door gezamenlijk contracten af te sluiten met zorgaanbieders voor het inkopen van zorgproducten of -diensten. Goed contractbeheer is voor hen dus essentieel.

Contract management bij banken & financiële dienstverlening

Binnen de financiële dienstverlening speelt contract management bijvoorbeeld een grote rol in het risicomanagement. Banken moeten kunnen aantonen met welke leveranciers zij een contract hebben afgesloten, welke risico’s er spelen en hoe zij zich daar tegen hebben beschermd.

Contract management in het onderwijs

Ook binnen het onderwijs wordt contract management steeds belangrijker. Onderwijsinstellingen moeten aan kunnen tonen dat zij rechtmatig inkopen en Contract Management Software maakt het makkelijker om dit inzichtelijk te maken.

Contract management bij commerciële organisaties

Commerciële organisaties, gebruiken contract management voornamelijk om uiteindelijk kosten te kunnen besparen. Dankzij de combinatie van Spend & Contract Management Software kunnen zij inzichtelijk maken wat er wordt besteed binnen welk contract, of prijsafspraken worden nagekomen en leveranciers of de interne klant vervolgens beter sturen op contractafspraken.

Meer informatie over Contract Management?

Contract Management is onderdeel van VendorLink. Je hebt de keuze uit drie verschillende plannen:

1. Essential Plan: Alle essentiële functionaliteiten voor een eigen Spend Management, Contract Management en Vendor Management oplossing. €350,- per maand
2. Connected Plan: Gebruik de geavanceerde Vendor Management Tools en -Workflows om rapporten te delen, collega’s te activeren en systemen te integreren. €675,- per maand
3. Linked Plan: Verbeter prestaties samen met jouw leveranciers. Beheer alle informatie op één plek in je eigen Supplier Portal. €1.250,- per maand

Wil je zelf ervaren hoe onze contract management software werkt en ben je benieuwd naar de voordelen voor jouw organisatie? Meld je dan vandaag nog aan voor een free trial.