Gemeenten zijn sinds 2015 verantwoordelijk voor jeugdzorg, WMO en zorg aan langdurig zieken en ouderen. Voorheen was het regelen van lokale zorg een overheidstaak, maar vandaag de dag zijn gemeenten zelf verantwoordelijk voor een groot aantal zorgcontracten.

Grote gemeenten kiezen ervoor om het aanbesteden en beheren van deze contracten zelf uit te voeren, terwijl veel kleine gemeenten besluiten samen te werken en gezamenlijk zorg in te kopen. Ze fuseren ambtelijk, wat betekent dat ze onder één nieuwe noemer naar buiten treden met daaronder de losse entiteiten: de individuele gemeenten.  

Binnen het sociaal domein bedient VendorLink voornamelijk de gemeenten die samenwerken en gezamenlijk inkopen. Er worden centraal raamcontracten afgesloten met een zorgaanbieder, die alle onderliggende entiteiten voor een bepaalde periode kunnen gebruiken.  

En dat vraagt om een goed Contract Management Systeem. VendorLink is sinds 2014 actief in deze sector en we hebben onze software dan ook aangepast om goed aan te kunnen sluiten bij de wensen en ontwikkelingen binnen het sociaal domein.

Contract Management Systeem

Kleine gemeenten die gezamenlijk inkopen werken dus met meerdere gemeenten, afdelingen en meerdere personen samen in één Contract Management Systeem. Dat wil niet zeggen dat al deze gebruikers dezelfde informatiebehoeften hebben.

Het Contract Management Systeem van VendorLink biedt gemeenten de mogelijkheid om elke gebruiker toe te wijzen aan een zogenaamde gebruikersgroep die bepaalde rechten krijgt in het systeem. Dankzij dit autorisatiemodel, krijgt elke persoon de juiste informatie te zien waar hij of zij behoefte aan heeft.

Of de contracten nu voor één of meerdere gemeenten zijn afgesloten; elke gebruikersgroep heeft snel toegang tot zijn informatie in één centrale omgeving.

De software kan vanuit verschillende aanbestedingstools gevuld worden met de gecontracteerde leveranciers, contractinformatie en zorgproducten. Deze informatie kan binnen het systeem vanuit de verschillende gebruikersgroepen informatie met elkaar gedeeld worden.

Denk daarbij aan informatie over het aflopen van het contract, gespreksverslagen en notities maar ook klachten over de samenwerking met de leverancier worden in het systeem genoteerd. Klachten kunnen vervolgens ook gedeeld worden met de leverancier, met als doel het inzichtelijk maken van de relatie met de leverancier vanuit alle verschillende gebruikersgroepen en het verbeteren van de samenwerking.

Contract management in de praktijk

Onlangs hebben we een nieuw project gegund gekregen waarbij acht gemeenten gezamenlijk hun contracten gaan registreren en managen in VendorLink. Centraal kan er voor zorgdiensten (bijvoorbeeld het vervoer van personen naar dagbestedingen) en zorgproducten één zorgaanbieder geregistreerd worden waarmee alle individuele gemeenten vervolgens samenwerken.

Op dit moment werken deze gemeenten nog met Excel, maar liepen zij al snel tegen beperkingen aan. Het is lastig om met alle acht de gemeenten samen te werken in één Excel-bestand, data is niet deelbaar en bovendien is bepaalde informatie (zoals aflooptijd van contracten) moeilijk bij te houden. Door nu te starten met Contract Management binnen VendorLink, kunnen alle gebruikers geautoriseerd toegang krijgen tot alle contracten.  

Afhankelijk van de behoeften van de gemeenten, worden in sommige gevallen ook spend analyse of vendor rating aangehaakt. Eén van de samenwerkende gemeenten die VendorLink bedient, gebruikt naast contract management bijvoorbeeld ook de spend analyse. Het doel is om inzichtelijk te krijgen of zorgaanbieders de afspraken die gemaakt zijn nakomen en of elke gemeente daadwerkelijk gebruik maakt van de centraal gemaakte contractafspraken met zorgaanbieders.

Van zorgaanbieder naar gemeente naar burger

Een aantal gemeenten kiezen ervoor om de contractdata uit VendorLink gedeeltelijk te delen met burgers. Via een publieksvriendelijke website (domein) kan een burger van een gemeente zijn specifieke zorgvraag indienen en krijgt hij een overzicht te zien van de gecontracteerde zorgaanbieders. 

Ook aan de slag met contractmanagement binnen het sociaal domein? Neem contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvende demo.