De 6 fases van VendorLink Contract Lifecycle Management

Actief contract- en leveranciersmanagement is in elke organisatie belangrijk. Dit begint al bij het opstellen van het inkoopcontract. Hierbij is het van belang dat vooraf de juiste contract voorwaarden, afspraken en documenten met de leverancier worden overeengekomen. Na ondertekening van het contract dient er te worden beoordeeld of de afspraken juist worden nageleefd. Dit contract proces vanaf contract creatie tot en met evaluatie met verlenging of beëindiging noemen we het Contract Lifecycle Management (CLM) proces. Om dit proces beheersbaar te maken onderscheiden we binnen VendorLink 6 fases. In deze blog beschrijven we deze 6 fases. Met als resultaat één centrale plek om al je inkoopcontracten en leveranciersrelaties te managen.    

Fase 1 - Contract creatie

De eerste fase binnen het CLM proces is de creatie van het contract. Het gaat hier om het creëren van een contract document. Denk hierbij aan de opzet van het inkoopcontract, het selecteren van de juiste contract afspraken inclusief de juridische artikelen. Elk type contract is anders en bevat andere afspraken, artikelen en fiatteringsroutes. Het is daarom verstandig om vooraf contract sjablonen te creëren met bijbehorende workflows. Dit zal er voor zorgen dat wanneer er bijvoorbeeld een IT contract wordt gecreëerd de juiste standaard afspraken die bij dit type contract horen er al in staan.

Fase 2 - Contract fiattering

Voordat een contract daadwerkelijk wordt ondertekend, dient het contract door de juiste personen in een organisatie te worden beoordeeld. Hier geldt ook dat bijvoorbeeld een IT contract een andere fiatteringsroute volgt dan een facilitair contract. Doordat er tijdens de contractcreatie fase bij het betreffende contracttype de juiste workflows zijn ingesteld, zal het contract de juiste fiatteringsroute volgen. Zo wordt geborgd dat elke contract voor ondertekening door de juiste functionarissen is beoordeeld alvorens deze getekend wordt.

Fase 3 - Contract onderhandeling en E-Signing

Het contractvoorstel ligt nu bij de andere partij en de onderhandeling kan beginnen. Zijn beide partijen het  eens met de gemaakte afspraken in het contract? Klopt alles wat in het contract staat? Na de onderhandeling kunnen beide partijen beginnen met de ondertekening. Dit kan uiteraard door middel van een ‘natte handtekening’, maar tegenwoordig wordt het steeds gebruikelijker om contracten digitaal te ondertekenen via E-Signing. E-Signing versnelt proces van ondertekening, voorkomt printen & scannen en is rechtsgeldig.

Fase 4 - Uitvoering

Beide partijen zijn het eens met de gemaakte afspraken in het contract. Nu is het natuurlijk van belang dat deze afspraken uitgevoerd worden. Denk hierbij aan het tijdig leveren van goederen en / of diensten binnen de afgesproken termijnen. Het aanleveren van SLA-rapportages en periodiek overleg op verschillende niveaus. Door te werken met slimme notificaties en taken is er altijd inzicht in de voortgang en uitvoering van de afspraken.

Fase 5 - Performance meting

Bepaal vooraf welke doelstelling je probeert te behalen en welke KPI’s gebruikt kunnen worden om dit te meten. De KPI’s kunnen per contracttype verschillen. Het is logisch dat de levertijd van strategische goederen belangrijker is dan bijvoorbeeld kantoorartikelen. Deel de resultaten van de KPI’s met je team en / of stakeholders om zo een beter inzicht te krijgen in de contractprestaties en de verbeteracties.

Fase 6 - Verlenging / beëindiging

De laatste fase van de lifecycle van een contract is het verlengen / beëindigen daarvan. Op basis van de verzamelde data en resultaten van de KPI’s kan er een weloverwogen beslissing genomen worden of het contract verlengd of beëindigd wordt. Tevens geeft het inzicht in de verbeteringen om zo een verlenging of nieuw contract nog beter op de organisatie te laten aansluiten.