Het onderhouden van sterke relaties met leveranciers is essentieel.

Helaas hebben veel organisaties een negatief beeld van leverancierscontracten en de ‘administratieve rompslomp’ die komt kijken bij het tekenen en managen van contracten.

Toch zorgen de juiste contracten en de juiste mindset rondom contract management uiteindelijk voor betere contacten met leveranciers én betere prestaties. Hoe contract management je helpt bij het creëren van een betere samenwerking met leveranciers lees je in dit blogartikel.

Doelen en KPI’s vaststellen

Een contract is meer dan een formeel document waarin afspraken worden vastgelegd. Contracten zijn essentiële onderdelen van een organisatie en kunnen financiële en juridische consequenties hebben wanneer hier niet goed mee om wordt gegaan.

Een effectief contract is een contract waar zowel de opdrachtgever als leverancier zich volledig in kunnen vinden. Het gebeurt nog te vaak dat zo’n contract vanuit één van de partijen wordt opgesteld en na het zetten van de handtekening nooit meer wordt bekeken.

Een levendig contract met doelen en verwachtingen waar beide partijen hetzelfde over denken, brengt vele voordelen met zich mee. Want zeg nu zelf, waar zou jij harder voor rennen… een opdrachtgever waar je zelf wat te zeggen hebt over doelstellingen en verwachtingen, of een opdrachtgever die voor jou bepaalt wat er moet gebeuren en wanneer een doel behaald is?

Het is dan ook belangrijk om gemeenschappelijke doelen vanaf het begin duidelijk te formuleren in het contract en daar specifieke KPI’s aan te koppelen die bepalen wanneer doelstellingen behaald worden. Zo weten zowel opdrachtgever als leverancier duidelijk waar ze samen naar toe werken. Het resultaat? Minder verwarring, een betere relatie en uiteindelijk betere prestaties van leveranciers.

In de contract management software van VendorLink kun je zelf KPI’s bepalen en monitoren. Dankzij deze software wordt ook elke leverancier beoordeeld op deze KPI’s en kan de data in slechts enkele klikken ingezien worden in overzichtelijke grafieken en tabellen.

Focus op resultaten

Elke organisatie heeft wel eens een negatieve ervaring gehad met een gecontracteerde leverancier. Prijs- of leveringsafspraken worden niet nagekomen, de kwaliteit van geleverde producten valt tegen of contracten worden ongemerkt verlengd.

En als je daar geen duidelijke KPI’s of consequenties aan hebt gehangen, kan zo’n negatieve ervaring financiële gevolgen hebben.

Gelukkig stoot een ezel zich in het algemeen geen twee keer aan dezelfde steen en zul je in de toekomst extra oplettend zijn bij het opnieuw contracteren van leveranciers. Met als resultaat dat je je tot het extreme aan toe focust op in hoeverre tussentijdse doelen worden behaald en hoe de leverancier zijn verplichtingen vervult. En dat terwijl de prioriteit eigenlijk moet liggen bij de uiteindelijke resultaten in plaats van de manier waarop resultaten behaald worden.

Maak het voor jezelf dus duidelijk waar je prioriteit ligt en hoeveel tijd je gaat besteden aan welk onderdeel van een contract. Zolang doelen tijdig, professioneel en legaal behaald worden, zijn de rest van de details minder relevant.

Gebruik de data in evaluatiegesprekken

Contract management software maakt prestaties van leveranciers meetbaar en dus inzichtelijk. Plan evaluatiegesprekken in met leveranciers en communiceer de resultaten: of ze nu boven of onder verwachting zijn.

Open en eerlijke communicatie is één van de beste manieren om sterke relaties met leveranciers te onderhouden. In de meeste gevallen wil een organisatie ongemakkelijke momenten liever voorkomen en wordt slecht nieuws achtergehouden in de hoop dat het onopgemerkt blijft.

Echter kan het achterhouden van deze kleine issues op termijn leiden tot een serieus probleem. Het is onverantwoord om betrokkenen niet op de hoogte te houden, zeker wanneer het probleem uiteindelijk uitkomt en de leverancier erachter komt dat dit al lang bekend was bij jouw organisatie.

Als KPI’s en doelstellingen in het contract aan het begin gezamenlijk zijn bepaald, hebben beide partijen ingestemd met het leveren van zo goed mogelijke prestaties om deze doelen te halen. Je zult merken dat het open communiceren van resultaten zorgt voor een betere inzet en dus betere prestaties.

Aan de slag met contract management software om betere leveranciersprestaties te realiseren? Start dan vandaag nog met VendorLink Free Trial!