Het beoordelen van leveranciersprestaties wordt een steeds belangrijker proces binnen procurement en is een groot onderdeel van risico management. Een efficiënte samenwerking met leveranciers leidt tot lagere kosten, verlaagt de kans op risico’s en verhoogt kwaliteit. Voor elke organisatie is het dan ook van groot belang om de prestaties en het risiconiveau van je leveranciers te beoordelen. Waarom is het van belang om je leveranciers en de daar bij horende risico’s te beoordelen?

Het belang van Vendor Rating

Met VendorLink Vendor Rating krijg je periodiek inzicht in de prestaties van leveranciers. Op basis van de resultaten van Vendor Rating kunnen leveranciersprestaties tijdig bijgestuurd worden om eventuele risico’s te voorkomen. Stel dat een voedingsproducent niet tijdig de ingrediënten voor haar producten ontvangt kan het zo zijn dat de productie tijdelijk stilgelegd moet worden. Voor bepaalde sectoren en/of Europese aanbestedingen is een leveranciersbeoordeling zelfs verplicht voordat er zaken mogen worden gedaan met een leverancier.

Leveranciers denken niet vanzelfsprekend vanuit de doelen van jou organisatie, dit kan leiden tot negatieve invloed op onder andere :

1. Imago van jouw organisatie
2. Na te komen afspraken
3. Kwaliteit van producten of diensten
4. Kosten van producten of diensten

Hoe kan Vendorlink je helpen je leveranciersprestaties te meten?

Er zijn verschillende manieren om je leveranciersprestaties te meten. Je kunt bijvoorbeeld enquêtes uitsturen, zowel intern als extern. Via VendorLink Vendor Rating kun je enquête sjablonen opstellen voor verschillende soorten enquêtes. Als je voor een ISO-certificering een enquête moet opstellen dan stel je andere vragen dan bij een enquête die gaat over klanttevredenheid of de levertijd. Een andere manier om prestaties te meten is het bekijken van de beschikbare data. Zijn de producten wel op tijd geleverd? Worden facturen wel op tijd gestuurd etc.

Welke leveranciersprestaties kan je meten?

Wat je beoordeelt bij leveranciers is organisatie gebonden. Dat komt omdat het afhankelijk is van het type product of dienst dat je als bedrijf levert. Zo kan het zijn dat het voor bedrijven die opereren in de industriële sector belangrijker is dat producten op tijd worden geleverd, dan voor bedrijven die opereren in de IT of zorgsector .Het is daarom als organisatie van belang om eerst vast te stellen wat je wilt  bereiken met de leveranciersbeoordeling. Wanneer je dat hebt bepaalt kun je aan de slag gaan met het beoordelen. Wat zijn factoren die je kunt meten?

Een aantal criteria die gebruikt kunnen worden in Vendor rating:

1. Leverbetrouwbaarheid

• Wordt er wel op tijd geleverd? Hoe vaak is het voorgekomen dat er te laat wordt geleverd of dat order niet compleet is?

2. Prijsbetrouwbaarheid

• Vooraf spreek je een prijs af met je leverancier. Is de leverancier deze prijs nagekomen? Of blijkt achteraf dat de prijzen continu fluctueerden?

3. Contractafspraken

• Houdt de leverancier zich aan de KPI’s? Zijn de kwantitatieve afspraken die in het contract staan nagekomen?

4. Kwaliteit betrouwbaarheid

• Hoe is de kwaliteit? Is de kwaliteit over de tijd heen hetzelfde of wisselt de kwaliteit steeds?

5. Communicatie

• Hoe is de communicatie met je leverancier? Reageren zij op tijd? Wat is de bereikbaarheid etc.

6. Facturatie

• Worden facturen wel op tijd opgestuurd? Kloppen de facturen? Wordt er maandelijks gefactureerd of loopt je leverancier achter waardoor je ineens 2 facturen krijgt?

Je hebt je leveranciers beoordeeld, wat nu?

Gebruik de uitslagen van je leveranciersbeoordelingen om doelstellingen die je organisatie gesteld heeft te realiseren. Door een minimum norm op te stellen kan focus gelegd worden op leveranciers die hier niet aan voldoen. Ga in overleg met je team en bespreek de eventuele verbeter mogelijkheden. Maak een plan met je team hoe je samen met de leverancier de uitslagen van de leveranciersbeoordelingen kunt verbeteren. Geef bijvoorbeeld bij je leverancier aan dat je o.b.v. de resultaten niet tevreden bent over de kwaliteit of de leverbetrouwbaarheid en ga samen met je leverancier om de tafel om te kijken waar hier de verbetermogelijkheden liggen. Door het gesprek aan te gaan met je leverancier krijg je een beter inzicht over hoe je de verbetermogelijkheden kunt aanpakken. Je komt er namelijk achter wat de ervaring van de leverancier is. Door vervolgens de Vendor Ratings periodiek uit te voeren kan je samen bekijken of de genomen maatregelen effect hebben en de kwaliteit van de prestaties omhoog gaan.

 

Wil je meer weten over Vendor Rating? Kijk dan op onze site of plan een demo in.