We zien bij organisaties diverse problemen, wensen of behoeften ontstaan die als aanleiding dienen om te starten met vendor rating. Vaak zijn dit organisaties met een volwassen inkoopafdeling die al een bepaald proces hebben voor het beoordelen van leveranciers, maar dit efficiënter willen inrichten met behulp van vendor rating software.
Enquêtes zijn een belangrijk onderdeel van het vendor rating proces. In de software van VendorLink kun je zelf enquêtes opstellen, uitzetten binnen de organisatie en zo eenvoudig en snel ervaringen van medewerkers met leveranciers verzamelen.
Het enquêtesjabloon waar je voor kiest, is afhankelijk van het doel dat je uiteindelijk nastreeft met je enquête. Als je verplicht bent om leveranciers te beoordelen omdat dat wordt voorgeschreven door de ISO, stel je andere vragen dan wanneer er een concreet probleem in de organisatie is en je meningen van medewerkers in kaart wilt brengen.
In deze blog behandelen we de belangrijkste aanleidingen om te starten met vendor rating en vertellen we je hoe enquêtes een rol spelen in elke specifieke situaties.
Meten van kwaliteit
De meest voor de hand liggende reden om met vendor rating te starten, is omdat je simpelweg inzicht wilt krijgen in de prestaties van leveranciers. Inkopers kopen producten in, maar zien of gebruiken dat product vervolgens vrijwel nooit. Het is daarom essentieel om feedback vanuit de organisatie te verzamelen om tevredenheid over leveringen in kaart te kunnen brengen.
Bovendien is vendor rating in dit geval ook dé manier om medewerkers een podium te geven om hun mening te kunnen delen. We zien dat bij organisaties die regelmatig met hun belangrijkste contractleveranciers om tafel zitten om prestaties te bespreken, de bereidheid tot het invullen van vendor rating enquêtes erg hoog is. In deze organisaties ligt het invulpercentage al snel boven de 80%. Medewerkers weten immers dat als zij nu hun mening over de betreffende leverancier invullen, daar op korte termijn wat mee wordt gedaan er dus ook snel wat zal veranderen.
Concrete aanleiding binnen de organisatie
Vendor rating kan ook de oplossing zijn als er een concreet probleem is binnen de organisatie. Stel dat je medewerkers al weken hoort klagen over de koffie, dan is zo’n enquête de uitgelezen kans om klachten in kaart te brengen. Er wordt een specifieke vragenlijst opgesteld voor een aantal leveranciers waarover al enige tijd klachten of negatieve ervaringen leven binnen de organisatie. Op basis daarvan kunnen prestaties worden bijgestuurd of wordt er een andere leverancier gecontracteerd.
Data voor evaluatiegesprek met leverancier
Veel organisaties zitten periodiek met hun belangrijkste contractleveranciers om tafel. Toen het contract werd afgesloten, zijn er bepaalde contractafspraken gemaakt en als inkoopafdeling wil je natuurlijk weten of die afspraken worden nagekomen. Door vendor rating enquêtes periodiek uit te zetten, beschik je concrete data die je kunt gebruiken in de evaluatiegesprekken met een leverancier.
Deze data bestaat vaak uit een combinatie van harde en zachte factoren. De harde factoren zoals prijsbetrouwbaarheid en leverbetrouwbaarheid kunnen vaak prima uit externe systemen opgehaald worden. Door deze te onderbouwen met meningen en ervaringen van medewerkers, kun je de leverancier een zeer compleet overzicht geven van het beeld dat leeft in de organisatie over die betreffende leverancier. Het doel is uiteindelijk om prestaties bij te kunnen sturen en te optimaliseren.
Vendor rating is onderdeel van sommige ISO-standaarden
Binnen bepaalde branches zoals de zorg en bij productiebedrijven, wordt vendor rating voorgeschreven door bepaalde wet- of regelgeving. De ISO 15189-norm verplicht medische en klinische laboratoria bijvoorbeeld om kwaliteitsmanagementsystemen te ontwikkelen. Vendor rating in de zorgwordt in dit geval gezien als systeem om kwaliteit te meten en te waarborgen.
Deze organisaties moeten periodiek (vaak jaarlijks) kunnen aantonen dat zij aan vendor rating hebben gedaan. Zij gebruiken vendor rating software om enquêtes periodiek uit te kunnen zetten en resultaten snel inzichtelijk te maken.
Hercontracteren of contracteren van nieuwe leveranciers
Binnenkort loopt een aantal leverancierscontracten af binnen jouw organisatie. Tijd om actie te ondernemen!
Maar hoe bepaal je welke contracten je gaat verlengen en voor welk inkooppakket je wellicht een andere leverancier moet zoeken? De data die verzameld wordt in vendor rating enquêtes helpt je bij het maken van de juiste keuzes bij (her)contracteren. Zijn medewerkers niet tevreden over een bepaalde leverancier en blijkt uit systemen ook nog eens dat leveringen niet op tijd worden gedaan? Dan kan dit misschien de aanleiding zijn om een andere leverancier te contracteren.
Nieuwe zaken opnemen in het pakket van eisen bij aanbestedingen
Ook in de aanloop naar aanbestedingen zien we dat vendor rating een belangrijke rol kan spelen. Door een vendor rating enquête uit te zetten voor een specifiek inkooppakket, krijg je inzicht wat medewerkers nu belangrijk vinden. Stel dat veel medewerkers vegetarisch eten, dan kun je bijvoorbeeld in het pakket van eisen voor het contracteren van een nieuwe cateraar opnemen dat het assortiment voldoende vegetarische variatie moet bevatten.
Benchmarking binnen een inkooppakket
Je kunt in VendorLink voor een bepaald inkooppakket een apart vragensjabloon aanmaken. Stel dat je binnen het inkooppakket ICT tien verschillende softwareleveranciers heeft. Negen scoren in de vendor rating goed, maar over één softwareleverancier is het grootste gedeelte van de medewerkers ontevreden.
Je kunt vervolgens kijken of je de leveringen van die slecht presterende softwareleverancier niet onder kunt brengen bij één van de andere negen leveranciers die wel goed presteert.
Wil jij vendor rating inzetten voor één van bovenstaande doeleinden? Neem dan contact op met VendorLink, we vertellen je graag meer over onze vendor rating oplossing!