Dat contract management bijdraagt aan een effectiever contracteringsproces en het besparen van kosten op de langere termijn, kon je al lezen in de blog ‘Kosten besparen dankzij contract management’.

Een mooie belofte voor de toekomst dus, maar wat doe je met de huidige contracten?

Welke mogelijkheden zijn er om meer uit bestaande contracten te halen en zelfs binnen deze contracten kosten te besparen? Dat lees je in deze blog.

Elke organisatie, in welke branche dan ook, zoekt actief naar mogelijkheden om kosten te besparen. Het is voor organisaties dan ook steeds gebruikelijker om ook de bestaande leverancierscontracten te herzien, om kostenbesparende mogelijkheden in kaart te brengen en te identificeren welke stappen er ondernomen moeten worden om deze mogelijkheden te realiseren.

Hoe ga je kosten besparen?

Om kosten te besparen op inkoop, kijk je globaal gezien naar drie pijlers van een contract:

1. Efficiëntie: hoe efficiënt wordt het contract gemanaged, zowel binnen de organisatie als bij de leverancier?
2. Risico: hoe groot is het risico dat we lopen met dit contract en hoe kunnen we het risico verkleinen?
3. Naleving contractafspraken: in hoeverre worden contractafspraken nagekomen?

Welke contracten ga je herzien?

In principe zou elk contract moeten worden herzien om prestaties te meten en kostenbesparende mogelijkheden in kaart te brengen. Maar omdat een gemiddelde organisatie al snel samenwerkt met meer dan 500 gecontracteerde leveranciers, is dit niet altijd mogelijk.

De contracten waar doorgaans de meeste mogelijkheden liggen zijn:

• Omvangrijke contracten: dit zijn de leveranciers die zorgen voor de meeste inkoopomzet, ook wel de A-leveranciers genoemd. Deze breng je makkelijk in kaart dankzij de ABC-analyse binnen de software van VendorLink. Juist omdat deze leveranciers zo belangrijk zijn voor jouw organisatie, is het belangrijk om hier extra aandacht aan te besteden als het gaat om prestaties en kostenbesparende mogelijkheden.
• Lange termijn contracten: veel contracten worden afgesloten voor een langere periode. Dat is aan de ene kant makkelijk, omdat het hele contracteringsproces niet elk jaar herhaald hoeft te worden. Aan de andere kant loop je het risico dat een contract van een aantal jaar oud niet meer aansluit bij de huidige situatie van het bedrijf. Een goed voorbeeld daarin is een contract met een leasemaatschappij. Het begint vaak met de aanschaf van één zakelijke auto en in de jaren erna volgen er meer. Deze worden voor het gemak bij dezelfde leasemaatschappij tegen dezelfde tarieven en voorwaarden afgenomen. En dat terwijl de markt van zakelijk leasen natuurlijk enorm verandert. Er zijn inmiddels misschien wel tientallen leasemaatschappijen met aantrekkelijkere tarieven of voorwaarden, die beter passen bij de afname van jouw organisatie. Het is daarom zeker de moeite waard om lange termijn contracten opnieuw te onderzoeken en er misschien voor te kiezen om een nieuwe leverancier te zoeken.

Efficiënt contract management binnen de organisatie

Bij elke herziening van een bestaand contract, is het belangrijk om eerst in kaart te brengen hoe het contract gemanaged wordt. Gebeurt dit op de meest effectieve en efficiënt mogelijke manier? Is het bijvoorbeeld duidelijk wie er voor het contract verantwoordelijk is binnen jouw organisatie en bij de leverancier? Zijn deze personen voldoende gekwalificeerd en weten ze hoe het contract werkt?

Zeker binnen de overheidssector kan het contracteringsproces complex zijn en kunnen kleine missers grote financiële gevolgen hebben. Het is dan ook belangrijk om er zeker van te zijn dat zulke contracten op de juiste manier behandeld en geïmplementeerd worden door de juiste personen.

Daarnaast is het bij het herzien van een contract ook belangrijk om te kijken naar de prijsafspraken. Als deze niet goed zijn geïndexeerd, resulteert dat in jarenlange overbetaling aan de leverancier.  Worden facturen naar behoren herzien om er zeker van te zijn dat de juiste bedragen worden gefactureerd? Wordt het contract op zo’n manier gemanaged dat te hoge gefactureerde bedragen op korte termijn worden teruggevorderd van de leverancier?

Effectief contract management bij de leverancier

Ook al heb jij je contract management intern zo goed op orde, als contracten door de leverancier niet goed worden nageleefd, ben je alsnog ver van huis.

In veel contracten wordt bijvoorbeeld een bonusregeling afgesproken met een leverancier. Wordt er voor een X bedrag aan inkoopomzet gegenereerd bij de betreffende leverancier, dan ontvangt de organisatie een X aantal producten gratis of een korting op een volgende levering.

Maar wat als niemand deze bonusregeling bewaakt en de leverancier zelf niet overgaat tot het uitkeren van bonussen? Dat is natuurlijk een gemiste kans om te profiteren van een financieel voordeel. Aan jou de taak om zulke bonusregelingen dus goed te monitoren of zelfs notificaties in te stellen binnen de contract management software zodra een doel behaald wordt en de bonus dus uitgekeerd moet worden.

Toegankelijkheid/bekendheid van contracten

Voornamelijk binnen organisaties met meerdere (internationale) vestigingen, is dit een probleem dat vaak gesignaleerd wordt. Centraal gemaakte contractafspraken worden niet goed gecommuniceerd naar lokale vestigingen, waardoor zij niet profiteren van de aantrekkelijke contractafspraken.

Stel dat er met een leverancier van kantoorartikelen wordt afgesproken dat deze met ingang van het nieuwe jaar ook al het printpapier levert tegen een aantrekkelijke prijs. Als dit niet wordt gecommuniceerd naar alle betrokken partijen, zal het printpapier door de vestigingen buiten dit contract om bij een andere leverancier ingekocht worden.

Niet alleen mis je daarbij de kans om te profiteren van de korting, maar kan het ook juridische gevolgen met zich meebrengen. Als elke vestiging zijn eigen printpapier elders koopt, kan de centrale organisatie immers niet voldoen aan de contractafspraken die gemaakt zijn bij de gecontracteerde leverancier.

Slechte communicatie rondom contracten en de toegankelijkheid van contracten, zorgt voor verhoogd risico op maverick buying binnen de organisatie.

Om maverick buying te verminderen, zijn er twee belangrijke actiepunten:

1. Beter te communiceren over contracten en contractafspraken
2. De toegankelijkheid van contracten te verbeteren door deze voor iedereen centraal beschikbaar te stellen binnen contract management software en medewerkers te leren omgaan met deze software.

Bij het doorvoeren van kostenbesparende mogelijkheden binnen bestaande contracten, staat één ding natuurlijk voorop: het mag nooit van invloed zijn op de kwaliteit van het eindproduct of dienst of een verhoogd bedrijfsrisico meebrengen voor de organisatie.

Ook kosten besparen binnen bestaande contracten?

Start dan met de vandaag nog met je free trial. Dankzij onze software breng je onder andere in kaart wie je belangrijkste leveranciers zijn, ontdek je hoeveel er binnen en buiten contracten wordt ingekocht en waar kostenbesparende mogelijkheden liggen.