Elke organisatie wil het: inzicht in uitgaven en kosten besparen. Elke organisatie doet er ook iets mee. De inkoopomzet wordt netjes in kaart gebracht, er gaan honderden Excel-bestanden rond in de organisatie en er zijn meetings waar besparingspotentieel besproken wordt.  

Het verzamelen van data rondom uitgaven is al een enorm tijdrovende klus an sich en daar stopt het niet. Om in kaart te brengen wat de besparingsmogelijkheden zijn, moet deze data namelijk opgeschoond, gestructureerd om vervolgens geanalyseerd te kunnen worden.

En laat dat nu net iets zijn waar veel organisaties vastlopen. Door de hoeveelheid data heb je geen idee waar je moet beginnen. Wat ga je überhaupt analyseren? En moet dat allemaal handmatig? In deze blog vertellen we je alles over de spend analyse: wat het is, hoe het werkt en welke resultaten het oplevert.

Wat is een spend analyse?

In een spend analyse worden de uitgaven van een organisatie onder de loep genomen. Het is gebaseerd om data uit de administrator. Het geeft je inzicht in diverse, belangrijke zaken zoals:

• Beïnvloedbare en niet-beïnvloedbare inkoopwaarden
• Uitgaven per organisatieonderdeel
• Uitgaven per inkoopcategorie
• Uitgaven per leverancier
• Spend binnen contracten
• etc.

Daarnaast kan het inzicht geven in de efficiency van inkoopgerelateerde processen zoals factuurverwerking en compliancy.

Op basis van deze inzichten, kunnen besparingsmogelijkheden worden ontdekt. Deze besparingsmogelijkheden kun je dus op organisatieniveau, per afdeling of per inkoopcategorie in kaart brengen. 

Methode van een spend analyse

Het uitvoeren van een Spend Analyse bestaat uit vier stappen, die telkens herhaald moeten worden:

1. Verzamelen van data

Voor het maken van een spend analyse wordt tegenwoordig steeds vaker een tool gebruikt. Zo hoef je je niet langer te focussen op het verzamelen van data (wat een enorm tijdrovende klus is), maar kun je direct aan de slag met het analyseren van de data.  In VendorLink wordt automatisch data opgehaald uit de gekoppelde ERP-systemen en datawarehouse-oplossingen. Wanneer het verzamelen van data goed geautomatiseerd is, kun je er zelfs voor kiezen om dagelijks de data te laten verversen. VendorLink kent drie mogelijkheden om data te verzamelen:

1. Ad hoc bestandsupload: Wanneer de behoefte er bestaat om de gegevens te verversen wordt er een nieuw data set aangeleverd en verwerkt.
2. Periodieke automatische datakoppeling: Een koppeling met het ERP-systeem of datawarehouse-oplossing zorgt voor een periodieke (dagelijkse, wekelijks of maandelijkse) automatische verversing van de data.
3. Realtime koppeling: Wanneer een factuur of inkooporder wordt verwerkt in het ERP-systeem, wordt deze direct in de spend analyse verwerkt.

De twee laatste opties zijn natuurlijk het mooist. Het is éénmaal inrichten en vervolgens heb je er geen omkijken meer naar.  En je beschikt altijd over de meest actuele data om je analyses uit te voeren.

2. Opschonen van data

Veel organisaties kampen met vervuiling in ERP-systemen. Nadat een nieuwe set met data wordt aangeleverd, moeten bijvoorbeeld dubbelingen in het leveranciersbestand worden verwijderd. Je leert VendorLink deze ontdubbeling zelf uit te voeren. Wanneer dit één keer is ingeregeld, voert VendorLink dit bij elke nieuwe dataset weer automatisch uit.

3. Verrijken en structuren van data

De administratie in een organisatie is ingericht voor boekhouders.  Super goed, maar inkoop heeft soms een andere informatiebehoefte dan dat in de administratie voor handen is. Door leveranciers of zelfs kosten van individuele boekingen in te delen in inkoop categorieën creëer je een indeling die voor inkoop relevant is.

Door steeds gebruik te maken van de eerdere gebruikte mapping-structuren, wordt de data automatisch gestructureerd bij elke nieuwe verversing. Je doet dus nooit dubbel werk.
Ook wordt de data verrijkt met data uit Contract Management en Vendor Management. 

4. Consumeren van data

Met de verzamelde, verrijkte en gestructureerde data zijn in VendorLink alle spend rapportages direct beschikbaar. Je hoeft dus niet zelf rapportages te verzinnen en te bouwen. We hebben aan alle mogelijke dwarsverbanden gedacht én ze zijn direct in diverse dashboards beschikbaar. Dankzij de overzichtelijke grafieken en diagrammen die VendorLink biedt, geven de dashboards je in één oogopslag inzicht in verschillende indicatoren. Er is een groot aantal inzichten die we je kunnen geven in de spend analyse. We lichten er een aantal uit:

• Volume analyse: Het totale volume is natuurlijk het eerste dat je bekijkt: wat is het geleverde volume (gemeten in valuta) van leveranciers binnen een bepaalde periode? Op het dashboard wordt bijvoorbeeld in kaart gebracht hoe het volume van één of meerdere leveranciers fluctueerde ten opzichte van de jaren ervoor. Maar we gaan hier nog veel verder in. Welke afdelingen maken allemaal gebruik van de producten en diensten van de leverancier? Binnen welke inkoopcategorieën vallen die leveranciers nu en welke andere leveranciers leveren wellicht dezelfde data? Alles kan worden getoond in grafieken zoals lijndiagrammen, cirkeldiagrammen en treemaps.
• Aantal actieve leveranciers: Hoeveel actieve leveranciers beheert je afdeling eigenlijk? En wie zijn je interne grootverbruikers op dit gebied. Groeit het door de tijd heen? Of juist niet?
• Aantal facturen: Hoeveel inkoopfacturen ontvang je eigenlijk? Hoe makkelijk gaat de verwerking van deze facturen?  Zijn deze processen te verbeteren door catalog buying te introduceren of betere prij afspraken te maken met je leveranciers?
• Contract compliance: Contract compliance is een indicator die aangeeft hoeveel procent van de uitgaven binnen een contract vielen. Hoe hoger dit percentage, hoe beter, omdat uitgaven binnen contract zorgen voor meer zekerheid en mogelijke kostenbesparingen. We bieden uitgebreide analyse mogelijkheden hierin: Welke afdeling scoort het beste ? Wat is de compliance per inkoopcategorie? 
• ABC-analyse: Met deze analyse worden leveranciers beoordeeld o.b.v. inkoopomzet. Dit wordt gedaan aan de hand van het Pareto-principe, beter bekend als de 80-20 regel: ongeveer 20% van je leveranciers zorgt voor 80% van je omzet. De leveranciers die verantwoordelijk zijn voor 80% van je inkoopomzet, zijn de A-leveranciers. De B- en C-leveranciers delen de overige 20% van het inkoopvolume. Kloppen deze verhoudingen conform je doelstellingen? Ben je niet te afhankelijk van een kleine groep leveranciers? Welke trend zie je door de tijd heen? Op basis van de resultaten uit de ABC-analyse, kun je in het dashboard ook de zogenaamde ‘ABC-trend’ bekijken. Deze grafiek laat zien hoe het percentage A-, B- en C-leveranciers zich binnen een bepaalde periode ontwikkelde.
• Kraljic Matrix: Deze matrix brengt in kaart wat het inkooprisico is van een inkoopcategorie en wat de invloed is van deze categorie op de bedrijfsvoering. Welke afdelingen gebruiken producten en diensten uit deze categorie? Welke leveranciers vallen binnen mijn strategische categorieën en hoe zit het met de contract compliance in deze belangrijke categorieën?

En nu…?

De inzichten die je krijgt uit een spend analyse, moeten natuurlijk omgezet worden naar acties. De komende maanden zullen we diverse acties die voortvloeien uit een spend analyse behandelen in onze blogs.

Ben je na het lezen van deze blog enthousiast geworden over de spend analyse? Vraag dan een free trial aan en ervaar direct hoe eenvoudig het is om met onze software een goede spend analyse uit te voeren.