In 1983 presenteerde Peter Kraljic in de Harvest Business Review een nieuwe inkoopstrategie. De theorie is nog steeds actueel en wordt wereldwijd door grote bedrijven gebruikt.
Wat is de Kraljic Matrix?
In de Kraljic Matrix worden producten en diensten geclassificeerd op basis van:
- Inkooprisico: Is het product makkelijk te verkrijgen? Zijn er veel leveranciers die dit product kunnen leveren? Komt dit product uit een politiek stabiele of instabiele regio?
- Invloed op het bedrijfsresultaat: Hoe belangrijk is dit product voor het eindproduct van de organisatie? Komt de levering van het eindproduct van de organisatie in gevaar wanneer het product of de dienst niet geleverd wordt?
Inkooprisico
Bij inkooprisico gaat het erom hoe makkelijk het product te verkrijgen is. Zijn er veel leveranciers die het product kunnen leveren? Zijn materialen makkelijk beschikbaar of vervangbaar? Komen de producten uit een politiek stabiele of instabiele regio? Hoe staat het met de technologische ontwikkeling van het product en welke logistieke complexiteiten kunnen er voorvallen?
Dit zijn een aantal vragen die je kunt stellen als je een product of dienst beoordeelt op inkooprisico.
Invloed op het bedrijfsresultaat
Producten die van hoge invloed zijn op het bedrijfsresultaat, zijn vaak producten die onmisbaar zijn in het productieproces van het eindproduct.
Denk bijvoorbeeld aan een producent van verse sappen. Als de levering van vers fruit tijdelijk niet mogelijk is, bijvoorbeeld door een slechte oogst of logistieke problemen, dan kun je je voorstellen dat dit van grote invloed is op het bedrijfsresultaat.
Ook de indicator kwaliteit is hier een belangrijke. Wanneer de kwaliteit van bepaalde producten achteruit gaat, heeft dit ook invloed op het eindproduct. Een product van maatpakken heeft bijvoorbeeld stoffen van goede kwaliteit nodig om een goed product te kunnen leveren.
De bureaustoelen van de kantoormedewerkers die op een bepaald moment vervangen moeten worden, zijn niet of nauwelijks van invloed op de sappen die geproduceerd moeten worden of de kwaliteit van de maatpakken. Bovendien zijn bureaustoelen makkelijk te verkrijgen omdat er voldoende leveranciers op de markt zijn. Bureaustoelen zijn in dit geval niet van grote invloed op het bedrijfsresultaat en kennen een laag inkooprisico.
In een dienstverlenende organisatie zoals een school, bank of overheidsorganisatie, zal een product of dienst niet snel een hoge invloed hebben op het bedrijfsresultaat (op de inhuur van personeel na).
Dat betekent niet dat deze organisatie geen producten en/of diensten heeft die belangrijker zijn voor de organisatie dan andere producten of diensten. Men kan dan de schaal van deze factor daarop aanpassen door bijvoorbeeld rekening te houden met medewerkertevredenheid, wat een indirect invloed heeft op het eindproduct van dit soort organisaties.
Kraljic Matrix
Alle producten en diensten die geleverd worden aan jouw organisatie, kun je indelen in de Kraljic Matrix. Op de x-as wordt het inkooprisico getoond en de y-as vertegenwoordigt de invloed op het bedrijfsresultaat.
De Kraljic Matrix is in te delen in vier kwadranten:
- Strategische producten
- Hefboomproducten
- Routineproducten
- Knelpuntproducten
Een product of dienst die je beoordeelt op de twee indicatoren, komt terecht in één van bovenstaande vier kwadranten. Op basis daarvan bepaal je wat de beste inkoopstrategie is voor het desbetreffende product.
Strategische producten
Invloed op bedrijfsresultaat: Hoog
Inkooprisico: Hoog
Voorbeeld: Schaarse grondstoffen en waardevolle onderdelen
Strategie:
- Zorg voor een goede en accurate voorspelling van de vraag en voorraad.
- Ga langdurige relaties aan met leveranciers door middel van contracten en goede afspraken.
- Zet een gedetailleerd marktonderzoek uit om kansen en gevaren in kaart te brengen.
- Overweeg of het mogelijk is om het product zelf te produceren, om niet meer afhankelijk te zijn van externe partijen en bijbehorende risico’s.
- Voer herhaalde risico-analyses uit om altijd een zo up to date mogelijk beeld te hebben van de markt.
- Beoordeel de leveranciers, het logistieke proces en de voorraad aan de hand van vendor rating.
- Contract staggering (overlap van contracten).
Benodigde informatie:
Beslissingsniveau: Topniveau (vice president inkoop)
Hefboomproducten
Invloed op bedrijfsresultaat: Hoog
Inkooprisico: Laag
Voorbeeld: Transport, brandstof, veel voorkomende grondstoffen, computers
Strategie:
- Omdat hefboomproducten makkelijk vervangen kunnen worden door andere, vergelijkbare producten, geeft het de inkoper kans om te onderhandelen over prijs en eisen aan de leverancier te stellen zoals grote volumebestellingen en accurate facturering.
- Zorg voor een goede mix van contracten en vrije inkoop.
- Koop grotere volumes in voor betere prijzen.
- Beoordeel leveranciers continu aan de hand van vendor rating en ontdek welke leveranciers je in kunt wisselen voor leveranciers met aantrekkelijkere prijzen/leveringsvoorwaarden.
Benodigde informatie:
- Goede marktgegevens
- Korte- en middellange termijn planning
- Voorspellingen over de prijs/transport verhouding
Beslissingsniveau: Mediumniveau (hoofd inkoop).
Knelpuntproducten
Invloed op bedrijfsresultaat: Laag
Inkooprisico: Hoog
Voorbeeld: Software, onderdelen van machines, elektronische onderdelen, specifieke kennis en opleiding, specifieke externe partijen.
Strategie:
- Knelproducten kennen een hoog inkooprisico omdat er weinig leveranciers zijn of omdat ze van risicovolle markten komen. Maak daarom afspraken met leveranciers over gegarandeerd inkoopvolume, wanneer nodig voor een hoge prijs.
- Houd voorraden nauwkeurig in de gaten en onderneem tijdig actie.
- Zorg voor doordachte back-upplannen. Wat als een bepaald functieprofiel in Nederland steeds lastiger in te vullen is? Leg dan bijvoorbeeld alvast contacten met buitenlandse recruitmentbureaus.
Benodigde informatie:
- Goede marktinformatie
- Korte- en middellange termijn planning van vraag en voorraad
Beslissingsniveau: Hoger niveau (afdelingshoofd)
Routineproducten
Invloed op bedrijfsresultaat: Laag
Inkooprisico: Laag
Voorbeeld: Kantoorartikelen, catering
Strategie:
- Routineproducten hebben weinig invloed op het bedrijfsresultaat en zijn makkelijk verkrijgbaar. Er kan daarom makkelijk gewerkt worden met lokale leveranciers die voor een goede prijs leveren.
- Automatiseer het inkoopproces om besparingen te realiseren.
- Stel raamcontracten op om efficiënter te werken met leveranciers van routineproducten.
- Monitor volumebestellingen en optimaliseer deze waar mogelijk. Reduceer het het aantal leveranciers dat dezelfde producten levert. Je kunt zo makkelijk schaalvoordeel realiseren door deze leveranciers samen te voegen en voor één contract te gaan, waarin alle diensten gebundeld worden en een lage prijs wordt bepaald.
Benodigde informatie:
- Goed zicht op de markt
- Korte termijnvoorspellingen
Beslissingsniveau: Basisniveau (inkopers)
Zelf een Kraljic Matrix maken
In VendorLink kun je zelf je leveranciers indelen in de Kraljic Matrix. Per inkooppakket geef je het inkooprisico aan op een schaal van nul tot tien. Nul staat voor een zeer klein tot geen inkooprisico en het getal tien staat voor een zeer hoog inkooprisico. Hetzelfde doe je voor de invloed op het bedrijfsresultaat.
Welke score geef ik aan mijn inkooppakketten?
Maar hoe bepaal je welk inkooppakket welk cijfer krijgt? Een cijfer is immers vrij abstract en je vraagt je misschien af wanneer je nu kiest voor een 7 of een 8.
Er is een aantal vragen dat je kunt stellen met betrekking tot de beoordeling van elk inkooppakket:
Vragen bij inkooprisico
- Wat is de mate van beschikbaarheid? / Is er sprake van schaarste?
- Hoeveel leveranciers kunnen het product of de dienst leveren?
- Is het product of dienst makkelijk te vervangen door een ander product of dienst?
- Is het mogelijk om het product zelf te produceren?
- Hoe groot zijn de risico’s van transport en opslag van het product?
Vragen bij invloed op bedrijfsresultaat
- Wat is de invloed van het product of de dienst op de klanttevredenheid?
- Wat is de invloed van het product of de dienst op de medewerkerstevredenheid?
- Hoe belangrijk is het product voor de productie van ons eindproduct?
- Wat is de invloed van het product op de prijs van ons eindproduct?
- Wat is de invloed op de organisatiedoelstellingen?
- Wat is de invloed op de positionering van onze organisatie en onze uitstraling?
Het is niet noodzakelijk om op elke vraag een antwoord te geven. Het is per product of dienst verschillend hoe relevant een vraag is. Ga uit van de belangrijkste vragen en kijk naar de grootste risico’s of invloeden.
De Kraljic Matrix periodiek herhalen
Het indelen van inkooppakketten in de Kraljic Matrix is een momentopname. De markt en het belang van een product of dienst kan naarmate de tijd vordert, veranderen. Het is daarom aan te raden om de analyse periodiek te herhalen. Kijk of er voor producten verschuivingen waar te nemen zijn en geef deze een nieuwe plek in de Kraljic Matrix.
Voorbeeld Kraljic Matrix per organisatie
De hoeveelheid strategische, knelpunt, hefboom en routineproducten verschilt per branche of organisatie.
Laten we eens kijken naar de Kraljic Matrix van twee verschillende organisaties. In figuur 2 zie je de Kraljic Matrix van een onderwijsinstelling, figuur 2 toont de Kraljic Matrix van een ziekenhuis.
Er is een duidelijk verschil tussen de twee zien.
Bij de onderwijsinstelling bevinden de meeste inkooppakketten zich in het kwadrant van de routineproducten. De risico’s en invloeden van deze pakketten zijn niet erg groot op het bedrijfsresultaat.
Bij het ziekenhuis (figuur 3) is daarentegen een verschuiving naar boven en rechts te zien. Producten en diensten die geleverd worden aan een ziekenhuis, kennen vaak een hoger inkooprisico en zijn ook van grotere invloed op het bedrijfsresultaat. Er zijn geen knelpuntproducten zichtbaar, wat positief te noemen is. Dat betekent namelijk dat de strategische producten met een hoog inkooprisico en een grote invloed op het bedrijfsresultaat ook de aandacht verdienen van de inkoopafdeling en management.
Kraljic Matrix analyse gedaan… en nu?
Door inkooppakketten periodiek in te delen in Kraljic Matrix, ben je continu verzekerd van een up to date overzicht van je leveranciers. Je weet welke producten er worden ingekocht in de organisatie en waar grote risico’s en actiepunten liggen.
De volgende stap is om de juiste strategie toe te passen. In VendorLink kun je bijvoorbeeld de prijs- en leverbetrouwbaarheid van routineproducten beoordelen, het volume van hefboomproducten in kaart brengen dankzij de spend analyse, afspraken met leveranciers van knelpuntproducten vastleggen en een leverancier van strategische producten nauwlettend volgen.
De Kraljic Matrix is een standaard analyse in VendorLink. Benieuwd of de software van VendorLink ook voor jouw organisatie van toegevoegde waarde is? Sluit vandaag nog een VendorLink free trial af.