Een organisatie werkt al snel samen met een honderdtal leveranciers. Idealiter is een groot gedeelte van deze leveranciers gecontracteerd om als organisatie beschermd te zijn tegen de juridische en economische risico’s.

Voordat een contract met een leverancier afgesloten wordt, vindt het zogenaamde ‘contracteringsproces’ plaats. Het is natuurlijk afhankelijk van de grootte van de opdracht hoe lang dit proces duurt, hoeveel mensen er betrokken zijn en het aantal stappen dat ondernomen moet worden. Het eindresultaat van het proces is wel altijd hetzelfde: het al dan niet of wel ondertekenen van het contract.

Ook wanneer het contract is afgesloten, stopt het werk voor de inkoopafdeling niet. Relaties moeten onderhouden worden, prestaties moeten worden geëvalueerd en als de aflooptermijn van het contract nadert, moet het contract tijdelijk opgezegd of verlengd worden.

Je kunt je voorstellen dat als veel contracten in dezelfde periode aflopen, dit een piek geeft in de werkbelasting voor de inkoopafdeling. Met als gevolg dat contracten te laat worden opgezegd, contractafspraken niet nagekomen worden en leveringen vertraagd zijn.  

Om pieken in de werkbelasting te voorkomen en het optimale uit leverancierscontracten te halen, is het belangrijk om een goede planning te hebben: de zogenaamde contractplanning.

In deze blog vind je handige tips en handvatten om contractplanning succesvol te implementeren in jouw organisatie.

1. Stel een contractteam samen

Er zijn maar weinig organisaties die duidelijk in kaart hebben gebracht wie er verantwoordelijk is voor welk onderdeel van het contracteringsproces. Met als gevolg dat contracten na het ondertekenen in een bureaulade verdwijnen en leveranciersprestaties vervolgens niet gemonitord worden.

Succesvol contractmanagement begint dan ook met het vormen van een contractteam.

Een contractteam bestaat uit mensen die verantwoordelijk zijn voor de contractadministratie, het leveranciersmanagement en leveranciersontwikkeling. Het team wordt aangestuurd door de zogenaamde ‘contractmanager’, die zorg draagt voor een zo efficiënt en rendabel mogelijk contracteringsproces en goed relatiemanagement.

Door personen binnen een organisatie verantwoordelijk te stellen voor contractmanagement, is de eerste stap gemaakt naar goede contractplanning.

2. Breng contracteringsprocessen in kaart

De duur, intensiviteit en moeilijkheidsgraad van contracteringsprocessen kunnen onderling sterk verschillen. Als je als organisatie verplicht bent tot Europees aanbesteden, is het contracterigsproces vanzelfsprekend een stuk langer en ingewikkelder dan wanneer je een contract afsluit met een drukker voor het drukken van een brochure die jaarlijks wordt uitgebracht.

Een aanbesteding begint met een openbare publicatie, vervolgens volgt de voorselectie van leveranciers, het eventueel regelen van vergunningen en andere documentatie, de uitvoering en natuurlijk de oplevering van de opdracht.

Zo’n contracteringsproces duurt dan ook al snel een aantal jaar en vereist acties van zowel de opdrachtgever als de uitvoerende partij(en).

Door per inkooppakket contracteringsprocessen in kaart te brengen, bereid je je beter voor op alle acties die ondernomen moeten worden. De acties kun je – indien mogelijk – beter over een langere periode verspreiden om pieken in de workload te voorkomen.

3. Schaf contract management software aan

Het contractmanagement team zorgt ervoor dat contractafspraken nagekomen worden en dat contracten tijdelijk worden opgezegd of verlengd.

Om contractmanagement als proces beter te kunnen faciliteren, zetten veel organisaties software in. Contract management software is idealiter gekoppeld met andere systemen die informatie verschaffen over leveranciers, zoals ERP-systemen.

Met de software kan data geëvalueerd worden zodat prestaties van leveranciers tussentijds bijgestuurd kunnen worden. De software geeft je onder andere inzicht in hoeverre contractafspraken nagekomen worden, of de prijzen stabiel bleven (of juist extreem fluctueerden) en wat de contract compliance in een bepaalde periode was.

4. Stel meldingen wanneer een contract afloopt

In de contractmanagement software van VendorLink kun je voor elk contract meldingen instellen. Daardoor ontvang je automatisch een notificatie als het contract af gaat lopen.=

Als je inlogt in VendorLink, krijg je op je dashboard direct een overzicht te zien van alle acties die voltooid moeten worden.

Ook het verlengen of opzeggen van contracten worden als actie getoond op je dashboard als je een melding hebt ingesteld.

In 2018 ook aan de slag met contractplanning en contract management software? Neem contact met ons op voor meer informatie.