Binnen de logistieke wereld is Maverick Buying geen onbekende term. Al tijdens de opleiding wordt inkopen buiten contract om uitgebreid behandeld en wordt er vooral gehamerd op de risico’s ervan.

Als het gaat om Maverick Buying, dan zou het verminderen van inkopen buiten contracten om voor inkopers de nummer 1 prioriteit moeten zijn. Maar welke risico’s loopt een organisatie als er veel ongecontroleerde inkoop is? En misschien nog wel belangrijker: wat is de oorzaak van Maverick Buying? Welke acties kun je ondernemen om risico’s te beperken?

De antwoorden op deze vragen lees je in dit blogartikel.

Wat is Maverick Buying?

Elke organisatie werkt samen met leveranciers. Een groot gedeelte van deze leveranciers staat onder contract, maar in elke organisatie worden er ook inkopen buiten het contract om gedaan. Deze ongecontroleerde inkoop komt zowel bij kleine als grote organisaties voor en wordt Maverick Buying genoemd.

Wat is de oorzaak van Maverick Buying?

We zien binnen organisaties verschillende beweegredenen voor Maverick Buying die we hieronder formuleren inclusief een actiepunt voor de inkoopafdeling.

1. Slechte interne communicatie door de inkoopafdeling

Je kunt je in de eerste plaats afvragen of collega’s op de hoogte zijn van de procedures die gelden wanneer een product of dienst ingekocht moet worden. Als er intern onvoldoende wordt gecommuniceerd, is het bestelproces voor medewerkers onduidelijk en is Maverick Buying onvermijdelijk.

Actiepunt: Interne communicatie over bestelprocedures verbeteren.

2. Ingewikkelde procedures

Een duidelijk bestelproces moet Maverick Buying voorkomen, maar voor medewerkers is het bestelproces misschien wel te traag of te ingewikkeld. Dit heeft als gevolg dat medewerkers zelf rechtstreeks bij een leverancier gaan bestellen, omdat het voor hen makkelijker is en minder lang duurt.

Is er haast bij het leveren van een bepaald product, maar is die nog niet opgenomen in het inkoopsysteem? Ook dan gebeurt het regelmatig dat een medewerker buiten de contractafspraken om inkoopt.

Actiepunt: Bestelproces eenvoudiger maken en wensen vanuit medewerkers opnemen in de procedure.

3. Koppige medewerkers

Je kunt je interne communicatie en bestelprocedures nog zo goed voor elkaar hebben, maar dat garandeert niet dat er geen Maverick Buying plaatsvindt binnen de organisatie.
Je hebt altijd medewerkers die de met zorg opgestelde procedures negeren. Deze laatste groep medewerkers vormt een groot risico voor de organisatie en is ook lastig in te dammen.

Actiepunt: Maak een Spend Analyse om Maverick Buyers in kaart te brengen en deze continu te kunnen monitoren. Dankzij een Spend Analyse en goed contractmanagement worden ongecontroleerde aankopen in kaart gebracht en kunnen maatregelen worden getroffen.

Risico’s van Maverick Buying

De risico’s die een organisatie loopt bij Maverick Buying zijn in te delen in 2 hoofdcategorieën:

• Juridische risico’s
• Economische risico’s

Juridische risico’s

Met de leveranciers die gecontracteerd zijn, zijn bepaalde afspraken gemaakt. Als inkopende organisatie ben je verplicht om aan deze afspraken te voldoen.

Een voorbeeld kan zijn dat in een contract is vastgelegd dat er binnen de contractperiode voor €100.000 aan goederen afgenomen wordt.

Maar wat als een medewerker dezelfde goederen buiten dit contract inkoopt bij een andere leverancier? Dan kun je niet kunt voldoen aan het afgesproken inkoopvolume met de gecontracteerde leverancier, wat kan resulteren in een conflict.

Daarnaast brengt buiten contract om inkopen sowieso juridische risico’s met zich mee, omdat er geen afspraken vastgelegd zijn. Mocht er iets fout gaan met de levering, dan zijn er geen contractafspraken om op terug te vallen.

Economische risico’s

Met gecontracteerde leveranciers worden inkoopafspraken opgesteld. Deze afspraken worden vaak gemaakt op basis van prijs, waarbij binnen de contractperiode geprofiteerd wordt van een gereduceerd tarief voor de te leveren producten of diensten.

Wanneer soortgelijke producten of diensten buiten contract om gekocht worden, profiteert de organisatie natuurlijk niet van deze voordelige inkoopafspraken. Dat betekent dat er onnodig veel wordt uitgegeven voor dezelfde producten die bij de gecontracteerde leverancier veel voordeliger ingekocht hadden kunnen worden.

Bovendien zorgt Maverick Buying voor een verminderd overzicht in de spend van een organisatie. Daardoor is het lastiger om kostenbesparende mogelijkheden in kaart te brengen.  

De software van VendorLink helpt om Maverick Buying tegen te gaan. De modules Contract Management en Spend Analyse helpen om Maverick Buyers in kaart te brengen en risico’s in te dammen. Meer informatie over VendorLink of onze software eens vrijblijvend uitproberen? Neem dan contact met ons op.