Door het maken van een spend analyse krijg je inzicht in de uitgaven van de organisatie en ontdek je welke besparingsmogelijkheden er liggen. Wat een spend analyse precies is en welke stappen je onderneemt bij het uitvoeren van een spend analyse, kon je al lezen in één van onze eerdere blogs.
Maar wat doe je nu met alle data die verzameld is tijdens de spend analyse? In deze blog vind je 6 belangrijke actiepunten die door de inkoopafdeling uitgevoerd kan worden na het uitvoeren van een spend analyse.
1. Processen verbeteren
Dankzij de spend analyse kun je een gegrondveste beslissing maken over welke processen er binnen de organisatie verbeterd moeten worden. Of dit nu het beter communiceren van inkoopprocessen naar medewerkers is of het versnellen van het contract management proces, de spend analyse helpt je om deze kansen in kaart te brengen.
Ook kunnen de resultaten van een spend analyse de koers bepalen bij het implementeren van een nieuw systeem zoals een CRM-pakket of vendor management software. Niet alleen als het gaat om de installatie ervan, maar ook het identificeren van de afdelingen en mensen die het systeem gaan gebruiken.
Hoe sneller een systeem geïmplementeerd is en hoe makkelijker medewerkers er mee kunnen werken, hoe sneller dat zal zorgen voor een positieve ROI.
2. Maverick Buying beperken
Contracten met leveranciers: iedere organisatie heeft ze, maar deze contracten willen na het zetten van de handtekening nog wel eens in een bureaulade verdwijnen. Het gevolg? Er wordt niet geprofiteerd van contractafspraken en bepaalde producten of diensten worden buiten een contract om in gekocht. Dit heeft juridische en financiële gevolgen voor een organisatie.
Met de spend analyse kan goed in kaart gebracht worden welk percentage van de inkoop buiten contracten om wordt gedaan. Dit wordt ook wel maverick buying genoemd. Wanneer duidelijk wordt binnen welke inkooppakketten of door welke werknemers er veel buiten contracten om gekocht wordt, kan daar iets aan gedaan worden.
Als er binnen jouw organisatie veel buiten contracten om gekocht wordt, kunnen er verschillende redenen ten grondslag liggen. Is het inkoopproces bijvoorbeeld wel duidelijk gecommuniceerd naar medewerkers of wordt de bestelprocedure als onnodig lang en ingewikkeld ervaren?
Aan de inkoopafdeling de taak om het probleem in kaart te brengen en veranderingen door te voeren.
3. Besparingen realiseren
Of we niet meer met minder kunnen doen… een vraag die binnen elke organisatie gesteld wordt, ook aan de inkoopafdeling. Dankzij de data die uit een spend analyse vloeit, ontdek je binnen welke inkoopcategorieën of contracten er besparingskansen liggen waarvan je voorheen het bestaan nog niet wist.
4. Onderhandelen met (nieuwe) leveranciers
In het algemeen weten je leveranciers beter voor welk bedrag en welke hoeveelheid jouw organisatie bij hen inkoopt, dan jij. Zodra er onderhandeld moet worden over een nieuw contract, geeft een uitgebreide spend analyse jou een betere onderhandelingspositie. Je beschikt namelijk niet alleen over data die inzicht geeft in de spend aan de desbetreffende leverancier, maar ook voor welk bedrag jouw organisatie heeft ingekocht concurrerende leveranciers. En laat dat nu net data zijn die jouw leverancier niet heeft! Zo heb je automatisch een streepje voor en kun je beter onderhandelen over prijsafspraken.
5. Risico’s beperken
Wanneer je al een aantal jaar samenwerkt met een specifieke leverancier, gebeurt het vaak dat je elk jaar ongemerkt meer betaalt dan in eerste instantie in het contract was opgenomen. Gedurende de contractperiode kan de jaarlijkse omzet van een leverancier te afhankelijk worden van de inkoop die gedaan wordt door jouw organisatie.
Een te hoge spend bij één specifieke leverancier brengt risico’s met zich mee. Stel dat jij besluit te stoppen met het inkopen van goederen bij een specifieke leverancier, wiens omzet sterk afhankelijk is van jouw organisatie. De kans is groot dat dit gewoon netjes afgehandeld kan worden, maar houd er ook rekening mee dat een leverancier er vervolgens alles aan kan doen om jouw organisatie publiekelijk zwart te maken.
Anderzijds loopt jouw organisatie ook een risico als het de leverancier is die om wat voor reden dat ook het contract opzegt. Als deze leverancier jarenlang strategische producten heeft geleverd die cruciaal zijn voor het eindproduct of de diensten die jouw organisatie verzorgt, dan is dit van grote invloed op de bedrijfsvoering.
Dankzij de data die voortvloeit uit een spend analyse, kunnen beide risico’s enigszins beperkt worden. Er kan bijvoorbeeld besloten worden om samen te werken met meerdere leveranciers binnen een bepaald inkooppakket om risico’s te spreiden.
6. Rechtmatigheid garanderen
Een spend analyse is cruciaal voor overheidsinstanties die verplicht zijn om rechtmatig in te kopen. Alle uitgaven die bij een aanbesteding buiten het aanbestede contract worden gedaan, worden gerekend tot onrechtmatige uitgaven. Zo’n overheidsinstantie moet in de meeste gevallen streven naar een zo hoog mogelijk percentage rechtmatige inkopen. Als er door jouw organisatie onrechtmatig wordt ingekocht, kan er door een onderneming een (anonieme) aanklacht ingediend worden bij de Europese Commissie. En dat is iets wat je natuurlijk liever wilt voorkomen.
Rechtmatigheid is een standaard analyse binnen de spend management software van VendorLink. De analyse geeft je inzicht in het percentage inkopen binnen en buiten aanbestede contracten.
Wil je bovenstaande veranderingen doorvoeren in je organisatie? Start dan met de vendor management software van VendorLink. Neem gerust contact met ons op, wij vertellen je graag meer over de spend analyse en andere modules in onze software.