De spend analyse is een middel om inkoopuitgaven inzichtelijk te maken. Voor elke organisatie – of het nu een publieke of private instelling is – is het dan ook essentieel om aan te kunnen tonen wat je inkoopt, bij wie en voor welk bedrag.

Toch heeft elke organisatie en elke branche specifieke redenen of doelen om de spend analyse te gebruiken.

In deze blog vertellen we je meer over hoe elke branche de spend analyse in kan zetten als onderdeel van het inkoopproces.

Gemeenten & onderwijs

Zowel bij gemeenten als in het onderwijs zien we dat een Spend Analyse al jaarlijks opgesteld wordt. Met het maken van een Spend Analyse voldoen beide branches aan de verplichting om spend in ieder geval jaarlijks inzichtelijk te kunnen maken voor de accountant. Daarbij willen gemeenten en scholen voornamelijk een antwoord op de volgende vragen:

• Wie zijn mijn leveranciers?
• Hoeveel heb ik aan leveranciers uitgegeven?
• Met welke leveranciers heb ik een contract afgesloten?

Voordat de stap gemaakt wordt naar Spend Analyse software, wordt er door gemeenten en onderwijsinstanties vaak al gebruik gemaakt van Excel om inzichtelijk te krijgen met welke leveranciers er wordt samengewerkt en hoeveel er wordt uitgegeven.

Het feit dat zo’n Excel-bestand lastig deelbaar is in de organisatie, is voor veel instanties de aanleiding om over te stappen op Spend Analyse software. Er wordt dan ook nog eens direct gestandaardiseerd inzicht verkregen in de spend en er kan in combinatie met contract management software ook een antwoord verkregen worden op de vraag ‘Met welke leveranciers heb ik een contract afgesloten?’

Rechtmatig inkopen

Scholen en gemeenten verplicht aan te tonen dat zij rechtmatig inkopen. Dat betekent dat zij bepaalde opdrachten of inkooppakketten nationaal of Europees moeten aanbesteden.

Omdat veel gemeenten en onderwijsinstellingen maar één keer per jaar een spend analyse maken, ontdekken zij te laat dat een bepaald inkooppakket eigenlijk had aanbesteed moeten worden.

Door de software van VendorLink eenmalig goed in te richten, wordt de data automatisch bijgewerkt, waardoor je het hele jaar door inzicht krijgt in de spend. Dat betekent ook dat je tijdig kunt bijsturen wanneer je bijvoorbeeld ziet dat je binnen een bepaald inkooppakket al na kwartaal 2 in de buurt van de drempelwaarden voor Europees aanbesteden komt.

Samenwerken met lokale leveranciers

Het geld dat door gemeenten wordt besteed, komt ook vanuit gemeenten. Het is dan ook belangrijk dat er door gemeenten zoveel mogelijk wordt ingekocht bij lokale aanbieders.

Dankzij de Geo-analyse in VendorLink kun je inzichtelijk maken welk percentage van de spend plaatsvindt in een bepaald postcodegebied. Een gemeente moet kunnen verklaren waarom een bepaald percentage van de inkoop niet lokaal wordt gedaan. In de meeste gevallen is dat goed te verklaren doordat dat een groot gedeelte van de opdrachten (Europees) moet worden aanbesteed en vervolgens eerlijk gewonnen wordt door een niet-lokale leverancier.

“In 2017 is gemiddeld 24% van de gemeente uitgaven binnen de  gemeente grenzen besteed. Vooral grote gemeenten in dunbevolkte gebieden zoals bereiken een hoog lokaal bestedingspercetage. Kleine gemeenten in druk bevolkte gebieden scoren hier doorgaans wat lager.”

Interne controle op centrale contractafspraken

Waar bij gemeenten het belangrijk is om samen te kunnen werken met lokale leveranciers en spend te kunnen verklaren, willen onderwijsinstellingen vooral inzichtelijk kunnen maken wat is uitgegeven aan welke leverancier, door wie en of er wel binnen het contract wordt ingekocht.

Bij grotere onderwijsinstellingen, zoals ROC Midden Nederland, zien we bijvoorbeeld dat er meerdere locaties onder één noemer vallen. Deze locaties hadden eerst allemaal een losse factuurafhandeling, maar nu worden contractafspraken centraal gemaakt. Aan de afdeling inkoop de taak om op te volgen of alle locaties ook daadwerkelijk gebruik maken van die contractafspraken.

Stel dat er een contract afgesloten wordt met Staples voor de levering van kantoorartikelen. Alle locaties dienen nu gebruik te maken van dit contract en kantoorartikelen in te kopen bij Staples, maar in de spend analyse zie je terug dat er op een bepaalde locatie nog steeds ingekocht wordt bij Bruna. Een andere locatie koopt wel in bij Staples, maar bestelt binnen dat inkooppakket ook nog steeds producten bij een andere, niet-gecontracteerde leverancier.

Op deze manier dient de spend analyse als middel om maverick buying in kaart te brengen en wie daarvoor verantwoordelijk is. De inkoopafdeling kan hier vervolgens op sturen en de interne communicatie rondom het inkoopproces optimaliseren.

Financiële dienstverlening

Ondanks dat de overzichten in VendorLink voor niemand anders zijn, gebruikt elke organisatie en branche de software voor verschillende doeleinden.

Waar scholen en gemeenten de spend analyse voornamelijk gebruiken om rechtmatigheid inzichtelijk te maken, gebruiken financiële instellingen een combinatie van de spend analyse en een contract management tool om aan risicomanagement te kunnen doen.

Financiële instellingen moeten streven naar een zo hoog mogelijke contract compliance: zij moeten zoveel mogelijk inkopen binnen contracten om beschermd te zijn tegen juridische en economische risico’s.

Die contracten moeten ook nog eens waterdicht zijn. Want wat gebeurt er met een bank zodra één van hun leveranciers failliet gaat? De data moet ten allen tijde beschikbaar blijven.

Spend Analyse in de financiële dienstverlening

Eén van onze klanten binnen de sector financiële dienstverlening gebruikt VendorLink om haar spend inzichtelijk te krijgen en per contract aan te kunnen tonen of het voldoet aan de wet- en regelgeving die vastgesteld is. Wat staat er in het contract? Is er een exitplan aanwezig?  Zijn er ook contracten aanwezig met de leveranciers die weer leveren aan de betreffende leverancier? Dit heeft deze klant allemaal gedocumenteerd in VendorLink, zodat de juiste informatie altijd kan aangetoond worden wanneer daarom gevraagd wordt.

Financiële instellingen gebruiken de spend analyse om inzichtelijk te maken wat er wordt uitgegeven en aan wie. In combinatie met een contract management tool kan er ook worden aangeven welk percentage van de inkoop binnen contracten plaatsvond.

Analyses zoals de Kraljic Matrix en ABC-analyse geven aan welke leveranciers belangrijk zijn voor de instelling. Zo kan een leverancier die voor relatief weinig inkoopvolume zorgt (een C-leverancier) wel een strategisch product leveren, waardoor het een erg belangrijke leverancier is voor de betreffende organisatie.

Commerciële organisaties

Organisaties met commerciële doelstellingen gebruiken de spend analyse voornamelijk om besparingskansen in kaart te brengen. Wordt er efficiënt ingekocht? Waarom is bedrag X uitgegeven aan een leverancier en kan dat bedrag niet lager? Profiteren al onze werknemers van de prijsafspraken die zijn gemaakt met een leverancier?

Grote industriële partijen gebruiken spend data en contract data daarnaast om hun risico af te kunnen dekken aan de voorkant. Als zij hun eindproduct leveren aan grote klanten, hebben die klanten vaak ook eisen als het gaat om de leveranciers waar jij mee samenwerkt. De eindklant wil bijvoorbeeld niet dat jij halffabrikaten inkoopt uit bepaalde landen of samenwerkt met leveranciers die aan kinderarbeid doen.

Met de spend analyse kan aan eindklant worden aangetoond met welke leveranciers er wordt samengewerkt en of deze voldoen aan de wet- en regelgeving van de klant.

Ook starten met de spend analyse? Neem contact met ons op voor een gratis trial.