De informatie die je gaat vastleggen over je leverancierscontracten, hangt nauw samen met de reden dat je in eerste instantie hebt besloten te starten met contract management.
Er ontstond een behoefte in de organisatie die vervuld kon worden dankzij contract management software en die behoefte verschilt sterk per type organisatie of branche.
Contractmanagement bij zorginstellingen & onderwijsinstellingen
Organisaties die gefinancierd worden door de overheid (zoals ziekenhuizen en onderwijsinstellingen) zijn verplicht aan te tonen dat zij rechtmatig inkopen. Dat wil zeggen: ze moeten de aanbestedingsregels volgen en zoveel mogelijk binnen contracten inkopen.
Dankzij contract management kunnen zij in kaart brengen:
- Met welke leveranciers er een contract is afgesloten
- Hoe een contract tot stand is gekomen
- Wat er wordt uitgegeven binnen contracten
Contractmanagement bij gemeenten in het sociaal domein
Sinds 2015 zijn gemeenten zelf verantwoordelijk voor het contracteren van zorgaanbieders (sociaal domein). Een contract management systeem zorgt ervoor dat gemeenten snel kunnen terugvinden:
- Met welke zorgaanbieders er een contract is
- Welke zorgproducten er geleverd worden
- Tegen welke prijs de zorgproducten geleverd worden
Een aantal gemeenten kiest er ook voor om deze data te delen met burgers, zodat burgers een overzicht te zien krijgen van alle gecontracteerde zorgaanbieders. Op deze manier faciliteert de gemeente haar burgers goed en kunnen zij zich vervolgens zelf bedienen.
Contract management bij financiële instellingen
Financiële instellingen zoals verzekeraars en banken moeten zoveel mogelijk inkopen binnen contracten om beschermd te zijn tegen juridische en economische risico’s. Zij zetten contract management dus in als tool om aan risicomanagement te doen. Dat betekent dat er voor de belangrijke contracten (contracten met een hoog inkooprisico of die van grote invloed zijn op de bedrijfscontinuïteit en -veiligheid) vastgelegd moet worden welke maatregelen er zijn ondernomen. Is er bijvoorbeeld een exitplan aanwezig? Wat gebeurt er zodra een leverancier failliet gaat? Hoe gaat de leverancier om met bedrijfsgevoelige data?
Deze onderdelen moeten voor alle belangrijke contracten ten allen tijde aangetoond kunnen worden aan externe instanties, zoals De Nederlandsche Bank die alle door de staat gefinancierde banken controleert.
Contract management bij commerciële organisaties
Organisaties met een winstoogmerk gebruiken contract management in de meeste gevallen om vast te leggen welke prijsafspraken er zijn gemaakt voor leveringen en diensten. Door dit vast te leggen in een contract, profiteer je vaak van kortingen, staffelprijzen of bonussen. Zeker als er in een organisatie door meerdere personen ingekocht wordt bij leveranciers, is een contract management systeem essentieel. Medewerkers kunnen in de software eenvoudig en snel opzoeken met welke leveranciers er afspraken zijn en welke prijs er betaald moet worden.
Wat leg je nu vast in het contract management systeem?
Welk type organisatie je ook bent of in welke branche je opereert, de richtlijn die voor alle organisaties geldt, is dat je alleen data vastlegt die:
- Je snel op moet kunnen zoeken & uitzonderingen
- Je aan moet kunnen tonen aan interne of externe partijen
- Te maken heeft met de verloop en optimaal gebruik van het contract
-
Data die je snel op moet kunnen zoeken & uitzonderingen
In ieder contract zijn allerlei voorwaarden opgenomen. Daardoor kan een gemiddeld contract zo uit meer dan 40 pagina’s bestaan. Het grootste gedeelte van deze voorwaarden geldt voor alle contracten, maar juist de uitzonderingen wil je vastleggen in je contract management systeem.
Stel dat je een standaard betaaltermijn van 30 dagen hanteert, maar dat je met een leverancier hebt afgesproken dat daar een betaaltermijn van 60 dagen geldt. Dat is nu net iets wat je vast wilt leggen in je contract management systeem. Krijg je een vraag hierover? Dan hoef je niet het hele contract door te spitten, maar zoek je de data eenvoudig en snel op in het contract management systeem.
-
Data die aangetoond of aangeleverd moet worden aan interne/externe partijen
Organisaties die verplicht zijn tot aanbesteden moeten voor elk contract inzichtelijk maken hoe het contract tot stand is gekomen. Is de juiste aanbestedingsprocedure gevolgd en het contract op een eerlijke manier aan een leverancier gegund? Ook financiële instellingen moeten data omtrent contracten inzichtelijk maken voor externe partijen, zoals je eerder hebt kunnen lezen in deze blog.
Maar niet alleen voor externe partijen is het vastleggen van contractdata essentieel. Ook intern moet bepaalde data makkelijk op te vragen zijn. Denk bijvoorbeeld aan wie er verantwoordelijk is voor elk contract of welke prijzen er vastgelegd zijn.
-
Data die te maken heeft met de verloop/optimaal gebruik van een contract
Welke prijsafspraken zijn er gemaakt? Komt de leverancier de afspraken na? En wanneer loopt het contract af? Deze data is essentieel voor het optimaal benutten van een contract en kun je dan ook voor ieder contract vastleggen in het contract management systeem.
In de contract management software van VendorLink kun je gebruik maken van standaard velden en vrije velden. Gebruik datumvelden, checkboxes, dropdowns die zelf te definiëren zijn en tekstvelden zodat je voor elk contract datgene vastlegt wat voor jou belangrijk is.
Aan de hand van overzichtelijke dashboards, maak je deze informatie snel inzichtelijk. Ook kun je een export maken van contractdata die weer makkelijk gedeeld kan worden met stakeholders en management.
Kortom: ga niet registreren om het registeren. Leg alleen datgene vast dat je echt wilt weten en moet kunnen aantonen en wat uitzonderingen zijn op andere contracten. Wil je zelf ervaren hoe onze contract management software werkt en ben je benieuwd naar de voordelen voor jouw organisatie? Meld je dan vandaag nog aan voor een free trial.