One Step Ahead with ISPnext

Vendorlink and ISPnext will continue together under the name of ISPnext. Secure the entire Source-to-Pay process and achieve sustainable business operations in no time with Business Spend Management from ISPnext. Realize cost savings, improve processes and reduce risks for the entire organization.

» «

At Van Lanschot Kempen, the Procurement Department falls under the ‘Service Center Purchasing Contract Management & Facilities’. The department consists of two buyers, five contract managers, and one manager for contract management. Together they constitute 6.5 FTE.

Peggy Klingers is the manager for contract management and directs her team of five contract managers. She and her team use VendorLink on a daily basis to analyse procurement spending, inspect contracts, and comply with laws and regulations.

ProRail is responsible for the Dutch rail network: construction, maintenance, management and safety. As an independent party, they distribute the space on the rails, control all train traffic, build and manage stations, build new tracks and maintain existing tracks, turnouts, signals and level crossings. Together with transporters, ProRail commits itself 24/7 to ensuring that passengers and freight reach their destination safely and on time in an efficient and cost-conscious manner – and always with attention to the impact on the environment and on society.

 

Martijn ten Kroode has been working since 2011 as Procurement Manager at Pon’s Automobielhandel in Leusden, The Netherlands, one of the business units of Pon. “At Pon’s Automobielhandel, I am responsible for all procurement besides the cars,” Martijn says. “This includes procuring support services, parts and accessories to ultimately be able to sell cars. For example we spend a great deal of money on media and advertising agencies, IT services and hiring in external staff. In addition, I also coordinate the Pon Procurement Board – a consultative body in which we meet with the various procurement managers of other Pon companies. From this board, we carry out Pon-wide projects with which we bundle our procurement needs and in that way, as a result of the larger volume, increase our purchasing power.”

» «

Meten van Factuur Efficiëntie
4998

Meten van Factuur Efficiëntie

Organisatie-efficiëntie is geen onbekend thema voor succesvolle organisaties. Door efficiënt te werken, kan met dezelfde hoeveelheid input meer output gecreeërd worden: er kan immers in minder tijd hetzelfde werk worden verricht.

Het werken met geautomatiseerde order- en factuursystemen is een voorbeeld van het verhogen van organisatie efficiëntie.

Wat is factuur efficiëntie?

Factuur efficiëntie laat zien hoe doeltreffend het inkoopproces binnen een organisatie is ingericht: van order tot betaling. In veel organisaties wordt er gewerkt met een ordersysteem, waardoor er zodra een product besteld wordt, direct bekend is wat de prijs is van dat product.

De factuur die de leverancier vervolgens stuurt, komt dan precies overeen met de order en wordt in een geautomatiseerd traject vlug verwerkt.

Op deze manier lijkt het misschien alsof proces van order tot betaling snel en efficiënt is verlopen, maar er kunnen problemen ontstaan tijdens de verwerking van een order of factuur.
Het gebeurt nog wel eens dat de prijs die is afgesproken in het contract, verschilt met wat er uiteindelijk gefactureerd wordt. Dit komt in het bijzonder voor bij langetermijncontracten, waarbij de prijs elk jaar stiekem iets omhoog kruipt.


Factuur efficiëntie in VendorLink

VendorLink heeft een methode ontwikkeld om problemen tijdens de verwerking van een order en factuur te lokaliseren, zodat er passende maatregelen worden genomen.

In VendorLink wordt de factuur efficiëntie van een organisatie op een overzichtelijke manier getoond in de factuur efficiëntie matrix. Deze bestaat uit twee assen:

 

  • X-as: Het percentage facturen waarvan het factuurbedrag overeenkomt met het orderbedrag
  • Y-as: Het percentage facturen die gebaseerd zijn op een order.

 

Voor elke leverancier waarvan minimaal 12 facturen aanwezig zijn in het systeem, worden beide percentages berekend en wordt de leverancier door middel van een bol in de matrix getoond (figuur 1).

De grootte van de bol zegt wat over het aantal facturen dat verstuurd is door de leverancier: hoe groter de bol, hoe meer facturen er verstuurd zijn. Naast een analyse per leverancier, kan in VendorLink ook een analyse per kostenplaats of kostenplaatsgroep gemaakt worden.

Kwadranten binnen de factuur efficiëntie matrix

De matrix is op te delen in vier kwadranten (figuur 2). Elke leverancier wordt ingedeeld in één van deze kwadranten en aangezien elk kwadrant zijn eigen kenmerken, oorzaken en verbeterdoelen kent, is het direct duidelijk wat de actiepunten zijn voor de betreffende leverancier.

Begin met het indelen van leveranciers die op jaarbasis de meeste facturen sturen. Daar kan immers de grootste winst behaald worden!

Potential (Laag percentage facturen o.b.v. order, laag percentage prijsmatch)

Wanneer een leverancier zich in dit kwadrant bevindt, betekent het dat er weinig gebruik wordt gemaakt van het ordersysteem om te bestellen en de bestellingen die wel gedaan worden, leveren weinig tot geen gematchte facturen op.

Bevindt een groot gedeelte van de leveranciers die veel facturen sturen zich in dit kwadrant? Dan is er veel te winnen! Na het analyseren van de matrix, zijn dit de leveranciers om als eerste mee aan de slag te gaan. Onderzoek zowel binnen de organisatie als bij de leverancier waar het probleem zit. Is de leverancier bijvoorbeeld goed op de hoogte van het orderproces binnen jouw organisatie en weet deze leverancier dat er gebruik gemaakt moet worden van het ordersysteem?

Discipline (Laag percentage facturen o.b.v. order, hoog percentage prijsmatch)

Dit zijn leveranciers die maar weinig facturen sturen die gebaseerd zijn op een order, maar de facturen die gestuurd worden, kloppen wel met de prijs van de order.

In dit geval werkt het systeem dus goed wanneer het gebruikt wordt. Deze kwadrant wordt niet voor niets ‘Discipline’ genoemd, want het betekent dat er bij binnen de organisatie een grotere discipline moet komen om via het ordersysteem in te kopen.

System Failure (Hoog percentage facturen o.b.v. order, laag percentage prijsmatch)

Leveranciers binnen deze categorie lijken in eerste instantie ‘goed opgevoed’ te zijn. Er wordt in de meeste gevallen gebruik gemaakt van het ordersysteem, maar de gefactureerde prijs klopt uiteindelijk in veel gevallen niet.

Het systeem lijkt niet optimaal te werken en er moet worden uitgezocht hoe dit kan. Het kan bijvoorbeeld zijn dat jouw organisatie nog steeds een bestelcatalogus gebruikt die niet up to date is, of dat de speciale prijsafspraken in de vorm van kortingen die door inkopers zijn gemaakt, niet in het systeem verwerkt worden.

Goal (Hoog percentage facturen o.b.v. order, hoog percentage prijsmatch)

Wanneer een leverancier zich in dit kwadrant bevindt, is het doel bereikt. De leverancier maakt (vrijwel) altijd gebruik van het ordersysteem en de facturen zijn kloppend ten opzichte van de initiële prijsafspraken.

Het proces van inkoop tot financiële afhandeling is dus goed verlopen. Het hebben van een groot aantal leveranciers in dit kwadrant levert geldbesparing op en is dus een goed doel om na te streven.

Blijf leveranciers in dit kwadrant wel volgen, om te zorgen dat dat ze ook in dit kwadrant blijven en niet afdwalen naar één van de andere kwadranten.

 

Praktijkvoorbeeld Factuur efficiëntie

Coppa heeft in opdracht van de Saxenburgh Groep de inkoopprocessen overgenomen. Er is inkoopsoftware (Proquro) geïmplementeerd per 1 januari 2014 en VendorLink wordt gebruikt om aan de hand van inkoopmanagementinformatie te sturen op het P2P (Pay-to-Purchase) -proces.

Aan het begin van het proces was er zowel op het percentage facturen volgend op een order als op prijsmatch nog veel te winnen.

Dat is duidelijk te zien in figuur 3, waar de factuurefficiëntie matrix per kostenplaats wordt getoond voor het eerste kwartaal van het jaar 2014.

In het laatste kwartaal van het jaar is er een grote verschuiving in de matrix te zien op zowel het percentage gematchte factuurbedragen als het percentage facturen volgend op een order (figuur 4).

Het mag duidelijk zijn dat hier een enorme winst behaald is op het gebied van factuurefficiëntie!

Ook de factuur efficiëntie binnen je organisatie vergroten? Meld je dan vandaag nog aan voor een free trial.