One Step Ahead with ISPnext

Vendorlink and ISPnext will continue together under the name of ISPnext. Secure the entire Source-to-Pay process and achieve sustainable business operations in no time with Business Spend Management from ISPnext. Realize cost savings, improve processes and reduce risks for the entire organization.

» «

At Van Lanschot Kempen, the Procurement Department falls under the ‘Service Center Purchasing Contract Management & Facilities’. The department consists of two buyers, five contract managers, and one manager for contract management. Together they constitute 6.5 FTE.

Peggy Klingers is the manager for contract management and directs her team of five contract managers. She and her team use VendorLink on a daily basis to analyse procurement spending, inspect contracts, and comply with laws and regulations.

ProRail is responsible for the Dutch rail network: construction, maintenance, management and safety. As an independent party, they distribute the space on the rails, control all train traffic, build and manage stations, build new tracks and maintain existing tracks, turnouts, signals and level crossings. Together with transporters, ProRail commits itself 24/7 to ensuring that passengers and freight reach their destination safely and on time in an efficient and cost-conscious manner – and always with attention to the impact on the environment and on society.

 

Martijn ten Kroode has been working since 2011 as Procurement Manager at Pon’s Automobielhandel in Leusden, The Netherlands, one of the business units of Pon. “At Pon’s Automobielhandel, I am responsible for all procurement besides the cars,” Martijn says. “This includes procuring support services, parts and accessories to ultimately be able to sell cars. For example we spend a great deal of money on media and advertising agencies, IT services and hiring in external staff. In addition, I also coordinate the Pon Procurement Board – a consultative body in which we meet with the various procurement managers of other Pon companies. From this board, we carry out Pon-wide projects with which we bundle our procurement needs and in that way, as a result of the larger volume, increase our purchasing power.”

» «

Rechtmatigheid – Voldoet jouw organisatie aan de aanbestedingsregels?
6714

Rechtmatigheid – Voldoet jouw organisatie aan de aanbestedingsregels?

Rechtmatigheid is een thema dat organisaties in de centrale- en decentrale overheid bezighoudt. VendorLink heeft een groot aantal klanten binnen deze sector, waardoor rechtmatigheid ook een belangrijk onderwerp is voor ons.

Aanbesteden

Bij centrale en decentrale overheidsinstanties moeten inkooppakketten worden aanbesteed wanneer het inkoopvolume hoger is dan de drempelwaarden voor Europese aanbesteding.

De Europese Commissie stelt elke twee jaar nieuwe drempelwaarden vast die afhankelijk zijn van de soort instantie en branche waarin de opdracht wordt uitgevoerd. Zo is de drempelwaarde voor Europees aanbesteden van leveringen en diensten voor de centrale overheid bijvoorbeeld €144.000, terwijl dat voor de decentrale overheid €221.000 is.

Wat is rechtmatigheid?

Als een inkooppakket moet worden aanbesteed, maakt een opdrachtgever openbaar bekend dat de organisatie een opdracht wil laten uitvoeren zodat bedrijven een offerte in kunnen dienen.

Tijdens de procedure die volgt, worden leveranciers getoetst op basis van bepaalde criteria en wordt er uiteindelijk een contract afgesloten met één leverancier. Dit is de leverancier die de gunning voor de opdracht heeft gekregen.

Als opdrachtgever ben je in dit geval verplicht er naar te streven een zo groot mogelijk percentage van de uitgaven binnen het aanbestede contract te doen. Het percentage uitgaven dat binnen het aanbestede contract wordt gedaan, wordt rechtmatigheid genoemd. Alle uitgaven die buiten het contract worden gedaan zijn onrechtmatige uitgaven.

Het is dus belangrijk om als overheidsinstantie je rechtmatigheid continu te meten. Niet alleen voldoe je zo aan de Europese richtlijnen, maar creëer je ook een goed inzicht in de inkoopuitgaven van de organisatie zoals bijvoorbeeld de grootte van de uitgaven per inkoopcategorie.

Rechtmatigheidsanalyse in VendorLink

In samenwerking met een drietal klanten binnen de centrale overheid heeft VendorLink een module ontwikkeld waarmee de mate van rechtmatigheid van inkoop berekend kan worden.

Een mooi voorbeeld van hoe samenwerking tussen verschillende organisaties kan leiden tot een generieke oplossing waar alle klanten van kunnen profiteren.

In de rechtmatigheidsanalyse kijkt VendorLink naar de uitgaven binnen een inkooppakket en in hoeverre deze gedaan zijn binnen het aanbestede contract.

Voorwaarden voor implementatie

Om de rechtmatigheidsanalyse in VendorLink te kunnen gebruiken, moet er voldaan worden aan een aantal voorwaarden.

1. Je bent verplicht tot Europees aanbesteden

De module is van toepassing op alle decentrale en centrale overheidsinstanties die verplicht zijn tot het aanbesteden van inkooppakketten. Uiteindelijk krijgt één leverancier de gunning.

2. Inzicht in je inkoopuitgaven

Om te meten of inkoopuitgaven daadwerkelijk binnen het aanbestede contract worden gedaan, is het belangrijk om inzicht te krijgen in de totale uitgaven en uitgaven per inkooppakket.

Een geïmplementeerde Spend Management omgeving met een indeling van uitgaven in inkooppakketten, is dus een essentiële basis om de rechtmatigheidsanalyse toe te kunnen passen. Aanbesteden gebeurt immers op basis van inkooppakketten.

3. Contracten zijn geregistreerd in een contract management systeem

Het is van belang dat alle contracten geregistreerd zijn in een contract management systeem (CMS), bij voorkeur gearchiveerd op één centrale plek in contract management software.

Voor elk contract moet worden vastgelegd wat de gevolgde procedure is geweest. Door de link te leggen tussen uitgaven (Spend Analyse) en het contract (Contract Management), kun je in VendorLink toetsen de of de inkoopverwachting daadwerkelijk overeenkomt met de afspraken in het contract.

Rechtmatigheid meten

Er zijn twee belangrijke resultaten die de rechtmatigheidsanalyse met zich meebrengt:

1. Rechtmatigheid als KPI: rechtmatigheid uitgedrukt in volume en in percentage op organisatieniveau, per inkooppakket of per leverancier.

2. Rechtmatigheid als startpunt: bij welke inkooppakketten of leveranciers zit de pijn, welke procedures moeten worden gestart en wat zijn quick wins?

Rechtmatigheidsanalyse in de praktijk

Een medewerker van een organisatie die de rechtmatigheidsanalyse in VendorLink gebruikt, meldde onlangs: “Wij zijn 99,8 rechtmatig. Ik heb inzicht in de uitgaven van onze organisatie door een tool die iedere dag automatisch inlogt op ons boekhoudprogramma en crediteurenadministratie. Zo draai ik, als het nodig is, een spend analyse op dag basis.”

Ben je werkzaam bij een overheidsinstantie en wil je ook meer inzicht in de rechtmatigheid van jouw organisatie? Neem contact met ons op voor meer informatie over de rechtmatigheidsanalyses en overige interessante modules in VendorLink.