In één van onze eerdere blogs over maverick buying kon je al lezen dat het voordelig is om de hoeveelheid inkoop buiten contracten om te beperken. Het onder contract hebben van leveranciers heeft namelijk veel voordelen op het gebied van kostenbesparing, schaalvergroting en risicomanagement. Dat betekent automatisch dat wanneer een leverancier niet gecontracteerd is, je als organisatie niet kunt profiteren van deze voordelen.

Het inkoopvolume dat binnen contracten gedaan wordt, is dan ook een belangrijke factor om te monitoren. Een organisatie moet er in de meeste gevallen naar streven om zoveel mogelijk bij gecontracteerde leveranciers in te kopen.

Het percentage van alle uitgaven dat gedaan wordt binnen een contract wordt ook wel contract compliance genoemd. Maar wat zijn de beste methodes om een zo hoog mogelijke contract compliance te bereiken? Wanneer scoort jouw organisatie goed en welke strategie pas je toe bij de verschillende inkooppakketten? Dat lees je in deze blog.

Wanneer heb ik een goede contract compliance?

Er is geen standaard antwoord op de vraag: ‘Wanneer is mijn organisatie succesvol op het gebied van contract compliance?’

Wat een goede score is, verschilt per situatie, bedrijf of branche. Zo heeft een overheidsinstantie bijvoorbeeld te maken met aanbestedingsregels en heeft zij weinig tot geen vrijheid om buiten contracten in te kopen. Zo’n organisatie moet dus altijd een hoge contract compliance nastreven.

Ook is het de vraag of niet beïnvloedbare inkooppakketten zoals huur, salarissen en belastingen meegenomen moeten worden in het berekenen van de contract compliance.

Er zijn dus veel nuances als het gaat om contract compliance. Er moet per inkooppakket gekeken worden wat de te volgen strategie zal zijn. Er is wel een richtlijn die je aan kunt houden. Uit diverse marktonderzoeken blijkt namelijk dat succesvolle organisaties een contract compliance tot 80% hebben.

Maar voordat je je blind gaat staren op dit getal, is het belangrijker om de verbetering van contract compliance door de tijd heen te monitoren (figuur 1). Want dat zegt natuurlijk ook genoeg!

Contract compliance efficiency

Alle producten en diensten die door een organisatie ingekocht worden, worden vaak gecategoriseerd in verschillende inkooppakketten. Binnen zo’n inkooppakket kunnen er één of meerdere leveranciers zijn die verantwoordelijk zijn voor de levering van de desbetreffende goederen of diensten.

Een veelgebruikte indeling is de PIANOo-inkooppakketindeling die maar liefst 178 verschillende inkooppakketten kent zoals studie en opleiding, kantoorartikelen en bedrijfsverzekeringen.

Contract compliance wordt dan ook vaak gemeten per inkooppakket. In VendorLink maken we bijvoorbeeld gebruik van de zogenaamde contract compliance efficiency grafiek (figuur 2). In deze grafiek kun je uitlezen of de contracten binnen een bepaald inkooppakket ook daadwerkelijk gebruikt worden.

Het percentage spend onder contract (contract compliance) wordt op de x-as uitgezet tegen het relatief aantal leveranciers met contract op de y-as. De grootte van de cirkels is afhankelijk van het volume van het inkooppakket.

Elk inkooppakket wordt ingedeeld in één van de vier kwadranten. Op basis hiervan kun je per kwadrant bepalen wat de contract compliance zou moeten zijn.

 

 

Kwadrant 1: Efficiënt

Hoge realisatie binnen contract, laag percentage leveranciers met contract

Bij veel bedrijven zien we dat de meeste inkooppakketten deze kwadrant hebben. De contracten die er zijn, worden goed gebruikt. De keerzijde is dat er maar een laag percentage leveranciers is dat een contract heeft. Nu is dat niet altijd erg, omdat het niet efficiënt is om met alle kleine leveranciers een contract af te sluiten.

 

Kwadrant 2: Super optimaal

Hoge realisatie binnen contract, hoog percentage leveranciers met contract

Op het eerste gezicht lijkt dit een doel om na te streven voor al je inkooppakketten. Maar de vraag is of dit nodig is. Om het inkooprisico in te dammen, is het slim om met meerdere leveranciers samen te werken, maar niet elke leverancier hoeft onder contract te staan.

Alleen de leveranciers die voor jouw organisatie een zeer hoog inkooprisico hebben, zouden zich in dit kwadrant moeten bevinden. Denk bijvoorbeeld aan een exploitant van een kernreactor, waarbij de nationale veiligheid voorop staat.

Kwadrant 3: Inefficiënt

Lage realisatie binnen contract, hoog percentage leveranciers met contract

Er is een groot percentage leveranciers waarmee een contract is afgesloten, dus de organisatie lijkt goed op weg. Maar die grote hoeveelheid contracten, zegt niets over of het afgesproken inkoopvolume daadwerkelijk geleverd wordt. In deze kwadrant wordt er namelijk niet voldoende binnen contract gekocht en leidt dit dus tot een inefficiënt inkoopbeleid.

Er zijn verschillende oorzaken te bedenken die hiertoe leiden. Het kan zijn dat de contracten onvoldoende bekend zijn binnen de organisatie of er is geen draagkracht binnen de organisatie om onder contract te kopen. Hier lees je meer over in de blog over maverick buying.

Kwadrant 4: Potentieel

Lage realisatie binnen contract, laag percentage leveranciers met contract

Voor inkooppakketten die in kwadrant 4 ingedeeld worden, is nog veel winst te behalen. Er zijn nog weinig contracten met leveranciers en dus een mooie kans voor de organisatie om te verbeteren op het gebied van contract compliance.

Contract compliance per inkooppakket bepalen

Om per inkooppakket een doel voor de contract compliance te kunnen bepalen, worden diverse methodes gebruikt. Aan de hand van deze methodes krijg je inzicht in de verschillende leveranciers en hoe hoog de contract compliance zou moeten zijn.

• ABC-analyse: De ABC-analyse kan helpen om te beslissen met met welke leveranciers een contract moet worden afgesloten om de contract compliance te verhogen. Als er bij alle A-leveranciers bijvoorbeeld binnen een contract wordt ingekocht, dan betekent dat automatisch dat 80% van de omzet onder contract gerealiseerd wordt.
• Kraljic Matrix: Door leveranciers in te delen in de Kraljic Matrix, ontdek je welk inkooppakket een hoog inkooprisico heeft en hoe belangrijk dit pakket is voor jouw organisatie. Daarmee weet je direct wat het belang is van een contract en welke contractafspraken er moeten komen.
• Routineproducten: Routineproducten zijn makkelijk te verkrijgen en hebben geen grote invloed op het bedrijfsresultaat. Je wilt dan ook het liefst zo min mogelijk tijd en moeite steken in het contact en administratieve zaken rondom deze producten. Het bundelen van leveranciers is hier een doel, net als het contractueel vastleggen van de leveringsprestaties en daarmee het verhogen van de contract compliance.
• Hefboomproducten: Dit zijn belangrijke inkooppakketten voor het bedrijf, maar ze zijn ook makkelijk te krijgen. Daarom is het niet altijd noodzakelijk om een contract af te sluiten. Een inkoper heeft zonder contract namelijk meer ruimte om te onderhandelen over een goede prijs. Wanneer je verwacht dat productprijzen van deze inkooppakketten zullen stijgen, is het wel aan te raden om een contract af te sluiten om zo voor langere tijd lage prijzen te kunnen garanderen.
• Strategische en knelpuntproducten: De producten binnen deze categorie zijn lastig te verkrijgen en hebben een groot inkooprisico. Als deze producten niet of niet op tijd geleverd kunnen worden, heeft dat een grote invloed op jouw organisatie. Het is dus belangrijk om contractueel vast te leggen wat er geleverd gaat worden, om het inkooprisico te beperken. In deze categorie kan er dus gestreefd worden naar een hoog percentage leveranciers met contract.

Contract Compliance is een KPI die gehanteerd wordt in de Contract Management module van VendorLink. Ben je benieuwd of deze module een waardevolle tool is voor jouw organisatie? Neem dan contact met ons op voor meer informatie.