Bij het selecteren van leveranciers en het afsluiten en beheren van contracten komt veel kijken. ISO-certificaten moeten opgevraagd worden, prijsafspraken centraal opgeslagen en beoordelingscriteria gedeeld worden om de juiste leveranciers te selecteren.

Nog maar al te vaak is dit veel heen-en-weer gemail en wordt data bijgehouden in een Excel-bestand die door één werknemer beheerd wordt.  Dit heeft als gevolg dat documentatie verspreid is over verschillende computers en mailboxen, niet iedereen heeft inzicht heeft in de documenten en het is onduidelijk is wanneer certificatie vernieuwd moet worden.

Om overzicht en een centrale plek voor leveranciersdocumentatie te creëren, heeft VendorLink de Supplier Portal ontwikkeld.

De Supplier Portal is een centrale plek, o.a. voor het ophalen en plaatsen van documenten bij leveranciers. Het systeem werkt twee kanten op: enerzijds kan de opdrachtgever een document aanbieden ter tekening en anderzijds kan de de leverancier zelf een document aanbieden.

In de Supplier Portal kan de opdrachtgever aangeven welke documentatie hij graag wil ontvangen van de leverancier. Deze informatie is verschillend van aard, denk bijvoorbeeld aan specifieke bedrijfsgegevens of ISO-certificaten.

Doeleinden van de Supplier Portal

De Supplier Portal wordt voor verschillende doeleinden gebruikt. Zo kan het zo zijn dat er een document van een leverancier nodig is, maar het kan ook zo zijn dat de NAW gegevens door de leverancier zelf gecontroleerd moeten worden. 

1. Opvragen van leveranciersdocumentatie in de Supplier Portal

Momenteel wordt de Supplier Portal door onze klanten voornamelijk gebruikt voor het uitwisselen van documentatie.

Een goed voorbeeld hiervan is het gebruik van de Supplier Portal als middel in het prekwalificatieproces. Voordat je een leverancier gaat contracteren, wil je bijvoorbeeld dat de leverancier de winkelvoorwaarden ondertekent, het laatste jaarverslag toont, de ISO-certificaten uploadt en een vragenlijst invult over hoeveel werknemers er werken en of het bedrijf aan kinderarbeid doet en dergelijke.

Al deze documentatie kan opgevraagd en geüpload worden in de Supplier Portal.

Voorbeeld opvragen leveranciersdocumentatie

Eén van onze klanten gebruikt de Supplier Portal in om te controleren of haar leveranciers een gezonde organisatie zijn. Ook moeten leveranciers van deze klant kunnen aantonen dat de opdrachtgever niet voor meer dan 20% van de omzet van de leverancier verantwoordelijk is. Dit om te voorkomen dat een leverancier te afhankelijk wordt van de opdrachtgever. Deze informatie wordt vooraf getoetst en opgevraagd in de Supplier Portal als onderdeel van het prekwalificatieproces.

 2. Klachtenafhandeling in de Supplier Portal

In de Supplier Portal kunnen ook klachten afgehandeld worden vanuit de opdrachtgever naar de leverancier of andersom. Dit is vooral van toepassing voor productiebedrijven. Wanneer er een aantal producten beschadigd geleverd worden, kan deze klacht in de Supplier Portal worden opgenomen met de vraag wat eraan gedaan kan worden.

3. Sourcing met de Supplier Portal

Tot slot kan de Supplier Portal gebruikt worden voor sourcing, wat inhoudt dat er offertes worden opgevraagd bij een aantal partijen om de opdracht uiteindelijk aan één leverancier te gunnen.

Stel dat er voor een opdracht tien laptops ingekocht moeten worden, dan kun je in de Supplier Portal bij een aantal leveranciers de vraag uitzetten of zij de beste prijs voor deze opdracht door willen geven. Hier kun je ook nog een vragenlijst toevoegen, zodat leveranciers aanvullende informatie kunnen doorgeven zoals garantieafspraken.

4. Automatisch vernieuwen van documentatie

Vaak is het zo dat leveranciers aan het begin van een contract moeten aantonen dat zij ISO-gecertificeerd zijn. Deze documentatie wordt netjes geüpload, maar verloopt automatisch na twee jaar en wordt vervolgens niet opnieuw opgevraagd.

Door deze documentatie op te slaan in de Supplier Portal, krijg je automatisch een melding wanneer bepaalde certificeringen dreigen te verlopen. Je kunt vervolgens met één druk op de knop een automatische e-mail sturen naar de betreffende leverancier met de vraag of hij zijn documentatie wil vernieuwen. 

Het is ook mogelijk om aan meerdere e-mailadressen tegelijk een mail met wens vanuit de Supplier Portal te versturen.

Voor wie is de Supplier Portal?

De organisaties die de Supplier Portal gebruiken zijn vaak volwassen organisaties die ook al gebruik maken van software voor contractmanagement, spend en vendor rating. De Supplier Portal geeft deze organisaties vervolgens handvatten om het opvragen van documentatie te structureren en leveranciers beter te kunnen selecteren.

Meer informatie over de Supplier Portal?

De Supplier Portal is onderdeel van VendorLink. Je hebt de keuze uit drie verschillende plannen:

1. Essential Plan: Alle essentiële functionaliteiten voor een eigen Spend Management, Contract Management en Vendor Management oplossing. €350,- per maand
2. Connected Plan: Gebruik de geavanceerde Vendor Management Tools en -Workflows om rapporten te delen, collega’s te activeren en systemen te integreren. €675,- per maand
3. Linked Plan: Verbeter prestaties samen met jouw leveranciers. Beheer alle informatie op één plek in je eigen Supplier Portal. €1.250,- per maand

Wil je zelf ervaren hoe onze Supplier Portal software werkt en ben je benieuwd naar de voordelen voor jouw organisatie? Meld je dan vandaag nog aan voor een free trial.