Als inkoper ben je er al lang van overtuigd: jouw organisatie moet iets met vendor rating. Nu het management en de rest van je collega’s nog…

Omdat vendor rating een continu proces is, vergt het niet alleen tijd en energie van de organisatie, maar ook een verandering van mindset.

Een nieuwe werkwijze, strategie en software kan nog wel eens weerstand oproepen in een organisatie. Belangrijk dus om met goede argumenten te komen, zodat collega’s en het MT het belang van vendor rating in zullen zien. En misschien nog wel belangrijker: dat ze weten wat de resultaten zijn van vendor rating en hoe iedere medewerker hiervan kan profiteren.

Vragen rondom vendor rating

Verplaats jezelf eens in de schoenen van je collega’s. Welke vragen kun je verwachten als je vendor rating als proces introduceert in de organisatie? Wees voorbereid om een antwoord te kunnen geven op hun vragen.

Vragen van het management

Ga ervanuit dat het management vooral interesse heeft in de resultaten van vendor rating. Details en de werkwijze die voor jou belangrijk zijn, zijn voor het management bijzaak. Wat het MT wil weten, is wat het gaat opleveren.

• Waarom moeten we investeren in vendor rating?
• Gaat vendor rating winstgevend zijn voor onze organisatie?
• Wat zijn de resultaten van vendor rating bij andere, soortgelijke organisaties?
• Hoe gaan we meten of vendor rating succesvol is?
• Wat gaat het kosten? En wat levert het op?

Vragen van ict

Om vendor rating goed uit te voeren, maak je gebruik van software die het vendor rating proces ondersteunt. Zo kun je contractafspraken koppelen, meet je onder andere leverbetrouwbaarheid en prijsbetrouwbaarheid en kun je enquêtes maken en deze delen met collega’s om ervaringen met leveranciers in kaart te brengen.

Misschien heb je al vooronderzoek gedaan naar verschillende softwarepakketten, ervaringen van concullega’s gepeild en in kaart gebracht welke modules een vereiste zijn voor jouw organisatie.

Nu is het aan jou de taak om de ict’ers te overtuigen van de keuze voor een nieuw softwarepakket. De kans is groot dat jou de volgende vragen gesteld worden:

• Kan de software gekoppeld worden met onze andere softwarepakketten?
• Hoe veilig is de software?
• Welke andere aanbieders zijn er op de markt?
• Waarom kiezen we voor deze software-oplossing?

Vragen van overige collega’s:

En dan je overige collega’s nog. Dit kunnen collega-inkopers zijn of andere collega’s die te maken krijgen met vendor rating. Denk bijvoorbeeld aan, administratie, contractbeheerders en productieafdelingen.

• Wat betekent deze nieuwe werkwijze voor mij?
• Kan ik makkelijk met de software werken?
• Ga ik tijd besparen?

Overtuig je collega’s en het management

Bovenstaande vragen helpen je om de introductie van vendor rating voor te bereiden. Tijd om je collega’s te onderwijzen en te overtuigen van vendor rating!

1. Leg vendor rating uit

Voor jou lijkt vendor rating misschien vanzelfsprekend, voor het grootste gedeelte van je collega’s is dat het niet. Leg uit wat vendor rating is, welk doel je nastreeft met vendor rating en hoe deze nieuwe werkwijze voordelig is voor de betrokkene collega’s. Het is natuurlijk slim om direct bovenstaande vragen te behandelen en twijfels weg te nemen.

2. Deel de resultaten van vendor rating

Elke organisatie heeft een eigen doel voor ogen dat bereikt moet worden met vendor rating. Dankzij vendor rating worden onder andere de volgende resultaten bereikt:

1. 1. Vendor rating levert een overzicht over het totale leveranciersbestand.
      In één overzicht wordt een lijst gepresenteerd van zogenaamde probleemleveranciers die extra aandacht nodig hebben. Vendor rating helpt in het verbeteren van de communicatie met leveranciers. Met concrete voorbeelden en meetgegevens kan de leverancier beter geïnformeerd worden dan wanneer een goede onderbouwing ontbreekt. Voor zowel de opdrachtgever als leverancier staat de intentie om te verbeteren, voorop.
   2. Vendor rating geeft feedback vanuit alle organisatie-onderdelen. Enquêtering is een goede methode om snel en breed in de organisatie te onderzoeken hoe de prestaties van leveranciers worden beleefd.
   3. Vendor rating geeft inzicht in de zwakke kant van een leverancier en daarmee de mogelijkheid prestaties te verbeteren.
   4. Vendor rating verzorgt een continu verbeterprogramma. Wanneer vendor rating periodiek wordt uitgevoerd en er – naar aanleiding van de resultaten – een verbeterprogramma wordt gestart, kun je door de tijd heen de progressie volgen.
   5. Vendor rating bouwt aan een beter partnership met leveranciers. Wanneer naar aanleiding van de beoordeling van een leverancier samen de resultaten worden geanalyseerd, kan er een beter partnership ontstaan dat resulteert in betere prestaties. De intentie moet blijven om de relatie tussen opdrachtgever en leverancier continu te verbeteren.
   6. Vendor rating stimuleert een prestatiegerichte klant-leverancierscultuur. Wanneer de deliverables van een leverancier structureel worden beoordeeld, zal de organisatie bewuster worden van deze deliverables en de beoordeling ervan. Leveranciers zullen meer aandacht gaan geven aan datgene waarop zij beoordeeld worden en ernaar streven hun prestaties te verbeteren.

3. Presenteer de vendor rating werkwijze

Wanneer je gaat starten met vendor rating, hoe gaat de werkwijze er dan uitzien? De werkwijze zal per organisatie verschillend zijn, maar er is een aantal stappen die voor elke organisatie van toepassing kunnen zijn.

a) Begin met het bepalen van de verschillende segmenten waarop je leveranciers gaat beoordelen. Denk bijvoorbeeld aan leveringsbetrouwbaarheid, prijsbetrouwbaarheid en reactietijd.

b) Bepaal welke meetmiddelen je gaat gebruiken voor vendor rating. Een groot gedeelte van de data wordt uit ERP-systemen gehaald en deze data kun je aanvullen met kwalitatieve metingen. Stel enquêtes op en deel deze met medewerkers om een beter beeld te krijgen van de interne ervaringen met leveranciers.

c) Bepaal de frequentie van vendor rating. Eens per maand, eens per kwartaal of twee keer per jaar? De frequentie is onder andere afhankelijk van het soort inkooppakket. Heeft het inkooppakket een hoog inkooprisico en/of een grote invloed op het bedrijfsresultaat? Dan zal de vendor rating voor deze leveranciers frequenter uitgevoerd worden dan wanneer de dienstverlening minder cruciaal is voor een organisatie.

d) Verzamel de gegevens.

e) Deel resultaten met het management en stakeholders. De software van VendorLink beschikt over dashboards die je kunt gebruiken in managementrapportages. Zo maak je eenvoudig inzichtelijk hoe leveranciers presteren en kun je in een grafiek zien hoe KPI’s zoals contract compliance en prijsbetrouwbaarheid zich ontwikkelden door de tijd heen.

Wil je vendor rating implementeren in jouw organisatie? Bekijk onze pagina over vendor rating of neem contact op voor meer informatie.