Vendorlink Blog

News, releases etc....

Robot
RFQ & de voordelen van een geautomatiseerd systeem
144

RFQ & de voordelen van een geautomatiseerd systeem

RFQ staat voor Request for Quotation, oftewel verzoek naar offerte. Je vraagt dus (uitgebreide) offertes op bij leverancier. Dit aan de hand van een of meerdere vragenlijsten.    

RFQ’s worden gebruikt om te inventariseren welke diensten en/of producten beschikbaar zijn voor de inkoopbehoefte vanuit je organisatie. Verschillende organisaties maken gebruik van een RFQ-processen. Zo wordt het binnen overheidsorganisaties toegepast vanwege wettelijke eisen die zijn gesteld aan inkoopprocessen. Binnen overheden wordt een RFQ-achtig proces toegepast binnen zgn. aanbestedingen. Dit om bedrijven een eerlijke kans te geven om een aanbestedende wens vanuit de overheid te kunnen realiseren en om een bepaalde kwaliteit en onafhankelijk te waarborgen in het proces. Private partijen passen het met name om betere vergelijking tussen aanbieders te realiseren, maar ook om te voldoen aan (interne) compliancy regels.

Applicatie

Uiteraard kan je het proces ‘handmatig’, met e-mail en wat Excel sheets,  uitvoeren. Beter is het om een applicatie gebruiken om RFQ’s uit te voeren. Door gebruik te maken van een RFQ-applicatie, zoals VendorLink Sourcing/RFQ waarborg je deze eisen en zorg je voor een overzichtelijk traject.

Verbeter interne processen

Bij een RFQ is het van belang dat de uitvrager weet welke eisen zij hebben voor het product of dienst die zij wensen voordat de uitvraag wordt uitgestuurd. Aangezien de inkoopbehoefte in principe vanuit elke afdeling van de organisatie kan komen kan het zijn dat er meerdere mensen bij het proces betrokken zijn. Beschikbaarheid van templates, met daarin de juiste vragen en opgenomen protocollen, waardoor makkelijk en snel het proces kan gestart kan worden, is daarom van belang.

Binnen VendorLink heb je de mogelijk RFQ templates te definiëren met vragenlijsten en workflows. Uiteraard kan per RFQ dit worden gewijzigd en aangevuld. Door verschillende templates voor bijvoorbeeld IT of HRM te definiëren kunnen de processen snel worden gestart en door de juiste mensen worden beoordeeld. Zo weet je precies wie op welke vragen antwoord moet geven, wie de RFQ moet beoordelen en je zorgt ervoor dat voordat de RFQ uitgestuurd wordt deze langs de juiste personen binnen je organisatie gestuurd wordt ter beoordeling. Ook wordt met binnen zo’n applicatie ook alles gelogd. Zo weet je precies wat er, door wie, op welk moment is gedaan en creëer je daarmee transparantie binnen het proces.

Houd overzicht in het RFQ proces

Wanneer je met verschillende leveranciers aan het heen en weer mailen bent om vragen over de offerte te beantwoorden, is het niet raar dat je het overzicht verliest. Wanneer je de specificaties van de uitvraag, de vragen en de planning om 1 centrale plek hebt houden jij en je leverancier het overzicht. Door in je vragenlijsten referenties toe te voegen aan de vragen kunnen leveranciers die referenties in hun vraag selecteren en zo een vraag stellen bij de juiste vraag. Zo voorkom je onduidelijkheden over de vragen.  

Werk samen met je team

Doordat je vooraf je workflows hebt ingesteld worden zowel de uitvraag als het beantwoorden van de vragen en de beoordeling van de antwoorden door de juiste personen gedaan. Je kunt al deze informatie uiteraard ook delen met VendorLink TEAM. Zo zorg je dat je juiste documenten en communicatie over de leverancier voor de juiste personen overzichtelijk is.

Eenvoudiger leveranciers beoordelen

Je kunt vaak aan de hand van de antwoorden al zien of het een geschikte leverancier is. Wanneer bijvoorbeeld de RFQ voor de helft is ingevuld of wanneer er opgevraagde documenten niet afgeleverd zijn kan je je afvragen of dit de juiste leverancier is. De resultaten van de RFQ en de ervaringen met de leverancier helpen je om je leveranciers nog beter te beoordelen.

Meer inzicht in de verschillende mogelijkheden

Doordat je de RFQ uitvraagt bij verschillende leveranciers heb je inzicht gekregen in prijzen en minimum order hoeveelheden. Je kunt deze informatie weer meenemen naar de eventuele onderhandeling en/of uiteindelijke bestelling / order. Doordat er in je template/sjabloon waardes zijn gehangen aan de antwoorden, kan je aan de hand van een (deelbaar) overzicht dit met je TEAM delen. Samen met je collega’s kan je dan een weloverwogen keuze maken aan de hand van de vragenlijst en de score die uiteindelijk daaruit is gekomen.

Herhaal de RFQ

De vragen die je hebt ontvangen van de leveranciers op je vragenlijst heb je tijdens het proces beantwoord. Wat je nu kunt doe is die vragen meenemen voor de volgende RFQ. Door de sjablonen aan te passen met de feedback die vergaart is uit de RFQ. Zo wordt het proces wat je herhaalbaar en blijf je het proces verbeteren.

Meer weten over Sourcing / RFQ ? Neem dan contact met ons op.