Een salesafdeling werkt met CRM (Customer Relationship Management)-systemen en weet daardoor zo ongeveer alles van huidige en potentiële klanten. Gegevens over het laatste bezoek, welke diensten en producten ze afnemen en zelfs wanneer de vrouw van de baas jarig is.

Als we deze data spiegelen aan de informatiesystemen van inkoopafdelingen, wordt al snel duidelijk dat in deze systemen veel minder aandacht wordt besteed aan relatiemanagement. Dat is toch gek. Want net als verkopers en hun (potentiële) klanten, hebben ook inkopers baat bij informatie over hun leveranciers.

Waar sales werkt met een CRM-systeem, werken steeds meer inkoopafdelingen met een SRM (Supplier Relationship Management) systeem. Toch is het gebruik van dit systeem nog veel minder gestandaardiseerd in organisaties ten opzichte van CRM-systemen. Google maar eens op CRM en voer dezelfde zoekopdracht uit voor SRM.

Het verschil in aantal zoekopdrachten zegt genoeg.

Informatiebehoefte van de inkoopafdeling

Als inkoopafdeling wil je – net als de salesafdeling – alles weten over de partij waar je mee samenwerkt: je leveranciers. Het gebrek aan kennis van goede systemen of informatie, zijn echter vaak het probleem.

We zien vaak weinig structuur in het vastleggen van relevante gegevens over leveranciers. De vraag rijst waarom verkopers erg gedisciplineerd te werk gaan met dergelijke systemen en inkopers veel minder.

Salesmensen hebben vaak een uitstekend zicht op de omzet die gaat vallen in een bepaalde periode, wat er speelt bij een klant en wanneer er belangrijke beslismomenten zijn. Deze informatie is voor elke verkoopafdeling van groot belang.

Nu de inkoopafdeling. Ook inkopers willen weten wie hun leveranciers zijn, welke uitgaven er worden gedaan, wat er speelt en wat belangrijke beslismomenten zijn zoals het aflopen van een contractdatum. Stel jezelf nu eens de vraag: heeft jouw organisatie deze informatie inzichtelijk?

Overtuig je baas

Een SRM-systeem geeft je antwoord op bovengenoemde vragen. Als inkoper of leveranciersmanager is het vaak nog lastig om de organisatie te overtuigen van de noodzaak van een dergelijk systeem.

Men wordt echter geholpen door de jaarlijkse accountantscontrole. Auditors verlangen steeds meer zicht op het inkoopproces en gaan er vragen over stellen. Dit is dan ook het moment om de organisatie ervan te overtuigen dat er geïnvesteerd moet worden in leveranciersmanagement als proces, ondersteund door software.  

Ook om bepaalde ISO-certificeringen te verkrijgen of behouden, wordt steeds vaker gevraagd of je aan kunt tonen dat je leveranciersmanagement in orde is. Met name in de industrie- en zorgsector zie je belangrijke ontwikkelingen op dit gebied. Dankzij een SRM-systeem kun je deze processen inzichtelijk maken.

Relevante informatie verzamelen over leveranciers

De software van VendorLink biedt je de mogelijkheid om o.a. een enquête te maken over leveranciers en deze te delen met medewerkers in je organisatie. Dit is een proces dat continu herhaald moet worden om subjectieve informatie over leveranciers boven te halen.  

Naast ervaringen van medewerkers, wil je natuurlijk ook objectieve data inzichtelijk maken. Er zijn verschillende indicatoren die je kunt meten als het gaat om het beoordelen van leveranciers. Denk bijvoorbeeld aan leverbetrouwbaarheid, prijsbetrouwbaarheid en contractafspraken. Ook deze metingen moeten periodiek worden uitgevoerd om een zo up to date mogelijk beeld te creëren.

Dankzij diverse analyses krijg je inzicht in hoeveel geld er uitgaat, wie de grootste leveranciers zijn en welk percentage van de inkoop binnen contracten gedaan wordt. Een SRM-systeem herinnert je ook aan een naderende contractbeëindiging. Zo word je nooit meer onaangenaam verrast door een opzegtermijn die verstreken is.

Kortom: ineens weten we van alles over onze leveranciers. Niet alleen meer een onderbuikgevoel, of een Excel-document met uitgaven, maar gestructureerd en overzichtelijk gemaakt in één compleet systeem.

En dan zijn we bij de kern. Inkoop is belangrijk voor een organisatie en heeft – net als de salesafdeling – behoefte aan professionele software.

Wil je ook starten met Supplier Relationship Management? Sluit dan vandaag nog een free trial af en ga direct aan de slag.