E-Signing

Makkelijk en snel contracten ondertekenen met VendorLink E-Signing

Het op papier ondertekenen van contracten is vaak een zeer administratief proces met vele handelingen zoals printen, tekenen, per post versturen, scannen en archiveren. De doorlooptijd van dit proces is lang. Bovendien zijn de werkzaamheden in ‘geest van het contract’ vaak al lang gestart. Met VendorLink E-Signing wordt dit proces slim geautomatiseerd. Door digitaal te ondertekenen binnen VendorLink wordt de doorlooptijd geminimaliseerd, heb je continue zicht op de voortgang en worden ondertekende contract documenten direct bij het contract en leverancier gearchiveerd.

Bekijk je voordeel Download deze pagina in .pdf

Start het VendorLink E-Signing proces op en selecteer de tekenbevoegde(n)

Nadat het contract binnen VendorLink het interne workflow heeft doorlopen start je het E-Signing proces. Je selecteert de tekenbevoegde(n) van de interne organisatie en van je leverancier. Vervolgens selecteer je de te ondertekenen documenten en voeg je deze toe aan de VendorLink ‘bestandskluis’, zodat deze niet meer gewijzigd kunnen worden.

Meer informatie over tekenbevoegde ►

Verstuur het E-Signing verzoek met slimme e-mailnotificaties

Met het versturen van het E-Signing verzoek ontvangen de tekenbevoegde een e-mailnotificatie waarin zij verzocht worden om de contracten in VendorLink te ondertekenen. De tekenbevoegde van de interne organisatie wordt verzocht om de contract documenten vanuit de bestandskluis te ondertekenen direct in VendorLink. De tekenbevoegde van de leverancier wordt verzocht om de contract documenten in de Supplier Portal te ondertekenen.

Meer informatie over slimme e-mailnotificaties ►

Veilige ondertekening door gebruik van gebruikersnaam, wachtwoord, digitale handtekening en passcode

De tekenbevoegde logt in VendorLink of de Supplier Portal in door gebruik te maken van gebruikersnaam en wachtwoord. De te ondertekenen contract documenten kunnen worden bekeken en indien akkoord ondertekend worden. De ondertekening is mogelijk via upload van digitale handtekening of via handtekening met de muis. Vervolgens wordt een passcode verstuurd naar het e-mailadres van de gebruiker. Na invulling van de passcode worden de documenten veilig digitaal ondertekend. De digitale handtekening, naam en tijdstip wordt als extra pagina aan de contract documenten toegevoegd.

Meer informatie over veilig ondertekenen ►

Volledig inzicht in het ondertekening proces met VendorLink E-Signing certificaat

Nadat het E-Signing volledig is afgerond worden de documenten in de bestandskluis voorzien van een VendorLink E-Signing certificaat. In dit E-Signing certificaat wordt een logging weergegeven van alle handelingen die zijn uitgevoerd door de ondertekenaars inclusief datum en tijdstip. Op deze wijze is voor eventuele audits het hele onderteken proces gelogd.

Meer informatie over het E-signing certificaat ►

eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) verordening

Op grond van de eIDAS-verordening (EU 910/2014) heeft een elektronische handtekening in beginsel dezelfde rechtskracht als een schriftelijke handtekening. Dat is ook vastgelegd in artikel 3:15a BW. Met name de betrouwbaarheid van de authenticatie speelt daarin een rol, reden waarom in de eIDAS drie verschillende soorten handtekeningen worden onderscheiden: een ‘normale’ elektronische handtekening, een geavanceerde elektronische handtekening en een gekwalificeerde elektronische handtekening. De ‘normale’ elektronische handtekening is lastig te authentiseren, terwijl de geavanceerde- en de gekwalificeerde
elektronische handtekening betrouwbaar kunnen worden geauthentiseerd.

Van het gehele VendorLink contract proces wordt een certificaat opgemaakt. In dat certificaat is de auditlog zichtbaar, waaruit alle activiteiten volgen die tijdens het ondertekeningsproces zijn uitgevoerd. Het moment waarop het ondertekeningsverzoek is gestuurd, het moment waarop het document is geopend, het moment waarop de handtekening is gezet, het moment waarop de e-signcode is verstuurd en ingevuld, het e-mailadres dat is gebruikt en het IP-adres waar de ondertekenaar gebruik van heeft gemaakt. Het e-signing proces van VendorLink voldoet daarmee aan de genoemde vereisten voor een geavanceerde handtekening, zoals bepaald in de eIDAS-verordering. De handtekening kan betrouwbaar worden geauthentiseerd door middel van het certificaat met de auditlog.

Maak via de slimme VendorLink API gebruik van andere E-Signing software zoals DocuSign

Wanneer je reeds gebruik maakt van een E-Signing oplossing hebben we binnen VendorLink slimme API interfaces om hiermee te koppelen. Bij start van het VendorLink E-Signing proces wordt dan de betreffende E-Signing applicatie geopend en worden de te ondertekenen contract documenten geüpload. Na ondertekening worden de getekende contract documenten toegevoegd aan het VendorLink contract.