RFQ Sourcing

Manage al je offerte en informatie aanvragen met Sourcing / RFQ

Voor het opstellen van eenvoudige of uitgebreide informatie of offerte aanvragen zijn vaak meerdere Word en Excel documenten nodig. De afhandeling van deze documenten via de mail en het komen tot de juiste keuze kost vaak veel tijd. Met VendorLink Sourcing automatiseer je het hele offerte aanvraag proces. Stel eenvoudig je offerte aanvraag op, maak gebruik van vragenlijst en voeg je producten toe. Selecteer je leverancier en nodig deze uit via de Supplier Portal om in te schrijven op de offerte aanvraag. Na ontvangst van alle inschrijvingen maak je een goede vergelijking om zo de beste aanbieding te selecteren en te contracteren.

Start free trial Download deze pagina in .pdf

Manage je inkoopbehoefte vanaf start tot RFQ met Project Intake Management

Voordat de RFQ uitvraag wordt gedaan dient eerst de inkoopbehoefte in kaart te worden gebracht. Vaak gaat dit via de mail of door gebruik te maken van inkoopformulieren. Dit kost veel tijd omdat formulieren niet volledig zijn ingevuld of de juiste beoordelingsroute heeft doorlopen.

Door de inkoopbehoefte bij je collega’s vast te stellen voorkom je dat er onnodig of onrechtmatig wordt ingekocht en dat inkoop volledig geïnformeerd wordt alvorens een offerte te starten.

Start je RFQ proces met opstellen van specificaties, producten, vragen en aanvullende documenten

Je offerte of informatie aanvraag wordt in VendorLink Sourcing gestart met het geven van een unieke naam. Vervolgens stel je de specificaties van je RFQ op. Dus voor welke producten en diensten wil je een aanbieding ontvangen inclusief gewenste oplevering van eventueel verplichte bijbehorende documenten. Tenslotte kan je via de VendorLink enquête bibliotheek vragenlijsten toevoegen.

meer informatie over het starten van je RFQ proces ►

Stel je RFQ planning op en verstuur de uitnodiging naar je leveranciers

Voordat de uitnodigingen naar de geselecteerde leveranciers verstuurd worden, stel je eerst een planning op. In deze planning bepaal je wanneer de uitnodiging verstuurd wordt. Tot welke datum de leveranciers de tijd hebben om vragen te stellen omtrent de RFQ. De volgende mijlpaal is de uiterste datum voor indienen van de offertes door de leveranciers. Tenslotte bepaal je de datum om te komen tot een definitieve gunning. Deze planning is ook voor de leveranciers in de Supplier Portal zichtbaar, zodat het hele proces voor iedereen helder is.

Meer informatie over plannen en versturen van RFQ ►

Versturen van de RFQ aanvraag en beantwoorden van leveranciers vragen

Op de ingestelde datum wordt de RFQ aanvraag naar de geselecteerde leveranciers verstuurd. De leveranciers ontvangen een e-mailnotificatie met het verzoek om deel te nemen aan de RFQ aanvraag. Na inlog in de Supplier Portal zien de leveranciers de RFQ aanvraag inclusief specificaties staan en is er een mogelijkheid om vragen te stellen. Deze leveranciers vragen kunnen op verschillende wijze beantwoord worden door deze ‘openbaar’ te publiceren of privé te beantwoorden. Tevens heb je als inkoper de mogelijkheid om de antwoorden op een vast tijdstip in 1x te publiceren.

Meer informatie over het beantwoorden van leveranciers vragen ►

Sluiting van de RFQ aanvraag, vergelijken van de aanbieding en maak de beste keuze

Nadat de sluitingsdatum is bereikt en alle RFQ-aanbiedingen ontvangen zijn wordt de inschrijving gesloten. Binnen VendorLink Sourcing worden alle aanbiedingen naast elkaar getoond om een goede vergelijking te maken. Door de antwoorden te waarderen en prijzen te vergelijken wordt de beste aanbieding geselecteerd met een definitieve gunning. Na gunning wordt de RFQ aanbieding omgezet in een contract.

Meer informatie over het beoordelen van RFQ resultaten ►