Je leveranciers op de hoogte brengen van zaken die spelen in je organisatie, bijv. een procedure wijziging, kan een tijdrovende klus zijn. Zeker wanneer je in de tekst van de e-mail of meegestuurde documenten data wil meesturen van de betreffende leverancier: zoals de bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon, etc. Want, wie weet nog hoe je een ‘mail merge’ in Word uitvoert?

Om er zeker van te zijn dat de mail campagne succesvol is en de inhoud in goede orde is ontvangen, kan je vragen om een ‘leesbevestiging’. Je contactpersoon van de leverancier ontvangt in de mail een verzoek om aan te geven of de mail ‘gelezen’ is. Per verstuurde mail wordt in VendorLink bijgehouden wanneer de mail verstuurd is en wie de mail wanneer heeft bevestigd en wie nog niet.

Bijlagen met nadere toelichting op de mailtekst kunnen worden toegevoegd vanuit een standaard VendorLink Bibliotheek of door deze zelf te uploaden. Ook in deze documenten kan je gebruik maken van de beschikbare VendorLink tokens. De bijlagen kunnen dan als officiële documenten worden voorzien van juiste tenaamstelling, adres gegevens en verwijzingen naar contract namen en contactpersonen.

Nadat je een succesvolle Mail Campagne test hebt uitgevoerd ga je over tot het versturen van de daadwerkelijke mail campagne naar je leveranciers. Nadat de Mail Campagne is verstuurd verschijnt er een overzicht van de verstuurde mails en of deze via de ‘leesbevestiging’ is ontvangen en gelezen. Zo kan je het succes van je mail campagne naar je leveranciers optimaal volgen.